Randevu Programı Nasıl Seçilir? 2026 Rehberi

Kısa cevap: Randevu programı seçerken önce dört rakamı netleştir: personel sayın, aylık randevu sayın, müşterinin mesaj kanalı ve gelmeyen müşteri oranın. Sonra programın fiyatı neye göre belirlediğine, hatırlatma mesajının pakete dahil olup olmadığına ve küçük paketin içinde ne bulunduğuna bak. Her işletme için tek bir en iyi program yok, senin rakamlarına uyan program var.

Bu rehberi Rezervlepro ekibi hazırladı, yani tarafsız bir kurum değiliz. Bu yüzden başka programları puanlamıyoruz. Hangi programa bakarsan bak işine yarayacak ölçütleri, soruları ve deneme planını yazdık. Kendi paketlerimizin rakamlarını ve eksiklerimizi de açıkça belirttik.

Önce kendi rakamlarını çıkar

Program sitelerine bakmadan önce bir kâğıda şu dört satırı yaz. Yarım saatini alır, sonraki bütün kararları kolaylaştırır.

• Aylık randevu sayısı: Son üç ayın defterini ya da takvimini say, ortalamasını al. En yoğun ayını ayrıca not et.
• Takvimi olan kişi sayısı: Bugünkü ekibi ve bir yıl içinde eklemeyi düşündüğün kişiyi yaz.
• Müşterinin mesaj kanalı: Müşterilerin çoğu WhatsApp'tan mı yazıyor, Instagram'dan mı, telefonla mı arıyor?
• Gelmeyen müşteri: Geçen ay kaç randevuya kimse gelmedi? Bu randevular kaç lira ediyordu?

Bu listeyi çıkaran işletme, paket seçerken gereğinden büyüğüne para vermez. Gelmeyen müşteri rakamın düşükse kapora senin için öncelik olmayabilir. Rakamın yüksekse pakete birkaç yüz lira fazla vermek kendini kısa sürede amorti edebilir.

Fiyat modelini anla

Randevu programları genelde dört şeyden birine göre fiyatlanır. Liste fiyatını karşılaştırmadan önce programın hangi modeli kullandığına bak, çünkü aynı işletme bir modelde ucuz, diğerinde pahalı çıkabilir.

Randevu sayısına göre fiyat

Paketin bir aylık randevu kotası vardır. Kalabalık ama orta yoğunlukta çalışan ekipler için uygundur, çünkü yeni personel eklemek faturayı değiştirmez. Dikkat edeceğin konu, kota dolunca ne olduğudur.

Personel sayısına göre fiyat

Paket belirli bir personel sayısına kadar geçerlidir, randevu çoğu zaman sınırsızdır. Küçük ama çok yoğun bir ekip için mantıklı olabilir. Ekibin büyürse paket de büyür.

Kullanıcı sayısına göre fiyat

Panele giren her hesap ücrete yansır. Tek bir bilgisayardan yönetilen bir işletmede sorun olmaz. Her personelin kendi takvimini görmesini istiyorsan toplam tutarı hesapla.

Modül modülüne fiyat

Taban fiyat düşük görünür, online randevu sayfası veya mesajlaşma ayrı eklenir. Bu modelde taban fiyata değil, gerçekten kullanacağın modüllerle birlikte oluşan toplama bak.

Küçük paketin içine bak

En düşük rakam her zaman en ucuz seçenek değildir. Asıl soru, her gün kullanacağın özelliğin o pakete dahil olup olmadığıdır. Şu listeyi her paket için ayrı ayrı işaretle:

• Müşterilerin kendi başına randevu alabildiği online sayfa
• Otomatik hatırlatma mesajı
• Müşteri kartı ve geçmiş randevular
• Personel takvimi ve yetkilendirme
• Kasa ve günlük gelir takibi
• Kapora
• Bekleme listesi
• Paket ve seans takibi

İlk üçü pakette yoksa program sana çoğu zaman yalnızca dijital bir defter vermiş olur.

Hatırlatma mesajının maliyetini hesapla

Mesaj gideri en çok gözden kaçan kalemdir. Üç şeyi öğren: hatırlatma hangi kanaldan gidiyor, pakete dahil mi, yoksa kredi mi satın alacaksın? Ayda 300 randevu alan bir işletme en az 300 mesaj gönderir, onay ve değişiklik mesajlarıyla bu sayı artar. Kredi usulünde bu tutarı aylık giderine ekle.

Kanal da önemli. Müşterilerin WhatsApp kullanıyorsa WhatsApp hatırlatma yeterlidir. Müşteri kitlen WhatsApp kullanmıyorsa SMS seçeneği olan programa bakman gerekir. Konunun ayrıntıları için hatırlatma kanalları yazısına bakabilirsin.

Gelmeyen müşteri sorunun varsa kaporaya bak

Kapora özelliği programlar arasında çok farklı çalışır. Şunları kontrol et:

• Kapora hizmet bazında açılıp kapatılabiliyor mu?
• Yüzde ve sabit tutar seçenekleri var mı?
• Yalnızca riskli müşteriden istenebiliyor mu?
• Havale ile mi çalışıyor, kartla da alınabiliyor mu?
• Para kimin hesabına geçiyor?

Kapora tutarını ve iptal kuralını nasıl belirleyeceğini gelmedi oranını düşürme rehberinde anlattık. Müşteriye vereceğin metin için kapora politikası örnekleri işini hızlandırır.

Ekip ve yetki konusunu atlama

Tek başına çalışmıyorsan yetki konusu fiyat kadar önemlidir. Personel yalnızca kendi takvimini görebilmeli mi? Müşteri telefonunu görmeli mi? Ciroyu kim görecek? Deneme hesabında personel hesabıyla giriş yapmadan bu soruların cevabını bilemezsin. Performans takibini de düşünüyorsan personel performansı yazısı hangi rakamlara bakman gerektiğini anlatıyor.

Paket sınırını hesapla: üç örnek

Aşağıdaki hesaplar Rezervlepro'nun 4 Kasım 2026 tarihli aylık fiyatlarıyla yapıldı. Aynı hesabı baktığın her program için kendi rakamlarınla yap.

Tek kişilik stüdyo, ayda 40 randevu

Başlangıç paketi ayda 50 randevu verir ve 499 TL'dir. Bu ölçekte sınırsız randevu ya da geniş özellik listesi çoğu zaman kullanılmayan bir değerdir. Önce Free paketle (30 günde 10 randevu) sistemi deneyebilirsin.

Üç personelli salon, ayda 180 randevu

Plus paketi ayda 200 randevu verir ve 799 TL'dir. Kapora ve bekleme listesi bu pakette başlar. En yoğun ayında 200'ü geçiyorsan bir üst paketi hesaba kat.

Sekiz personelli merkez, ayda 500 randevu

Pro paketi ayda 600 randevu verir ve 1.299 TL'dir. Sanal POS ile kartla kapora, gelmedi paneli ve seans takibi bu pakette gelir. Birden fazla şuben varsa çoklu şube Premium pakettedir.

Rezervlepro'nun bütün paketlerinde personel sınırsızdır, yıllık ödemede yüzde 15 indirim uygulanır. Güncel tablo fiyatlar sayfasında.

Online randevu sayfasını müşteri gözüyle dene

Paneli sen kullanırsın, online sayfayı ise müşterin. Bir program panelde güzel görünse de müşteri sayfası zorsa randevular yine WhatsApp'tan gelmeye devam eder. Sayfayı bilgisayardan değil, telefondan ve mobil veriyle aç. Şunlara dikkat et:

• Hizmet seçiminden onaya kadar kaç ekran geçiyorsun?
• Müşteriden hesap açması isteniyor mu, yoksa ad ve telefonla randevu alabiliyor mu?
• Personel seçimi zorunlu mu, müşteri "fark etmez" diyebiliyor mu?
• Fiyat ve süre randevu alınmadan önce görünüyor mu?
• Randevu sonrası gelen mesajda iptal veya değişiklik yolu var mı?
• Sayfa işletmenin adıyla mı açılıyor, bağlantıyı Instagram profiline rahatça koyabiliyor musun?

Bu kontrolü ailenden, işletmeyi tanımayan birine de yaptır. Sen menüyü bildiğin için takılmadığın yerde o takılabilir. Nerede durakladığını izle, en dürüst geri bildirim budur.

Veri ve destek konusunu baştan konuş

Müşteri listesi işletmenin en değerli varlıklarından biridir. Telefon numaraları ve randevu geçmişi kişisel veri sayılır, bu yüzden programa aktarmadan önce birkaç şeyi netleştir. Verilerin nerede saklandığını, kimlerin erişebildiğini ve aboneliği bitirince ne olduğunu sor. Hizmet sözleşmesini ve gizlilik metnini imzalamadan önce oku. Hukuki sorumluluk sende de olduğu için emin olmadığın noktayı bir hukukçuya danış.

Destek de seçimin bir parçasıdır. Cumartesi öğlen hatırlatmalar gitmediğinde kime ulaşacağını önceden bil. Deneme süresinde destek kanalına gerçek bir soru yaz. Kaç saatte cevap geldiğini ve cevabın sorunu çözüp çözmediğini not et. Satış öncesi hızlı dönen bir ekibin satış sonrasında da aynı hızda olup olmadığını en iyi bu yolla görürsün.

Son olarak yardım içeriklerine bak. Program kendi başına öğrenilebiliyor mu, yoksa her adımda birine sormak mı gerekiyor? Ekibine yeni biri katıldığında bu fark her seferinde karşına çıkar. Yeni bir personelin ilk gün takvimi tek başına kullanıp kullanamadığını deneme süresinde gözle. Kısa bir anlatımla işi kavrıyorsa eğitim için ayrıca zaman ve para harcamazsın. Sürekli senin yanında durması gerekiyorsa o programın gerçek maliyeti, faturada yazan rakamdan yüksektir. Bu saati de hesabına ekle.

Rezervlepro kime uymaz?

Bunu açıkça söylemek seçimini kolaylaştırır. Şu ihtiyaçlardan biri senin için şartsa başka bir programa bakman daha doğru olur:

• Uygulama mağazasından indirilen mobil uygulama: Rezervlepro şu an telefon tarayıcısından çalışıyor.
• SMS hatırlatma: Şu an WhatsApp ve e-posta var, SMS henüz açık değil.
• Adisyon, e-imza ve sözleşme yönetimi: Bu modüller yok.
• Mesajlara cevap veren yapay zeka asistanı: Yok.
• Lift veya oda gibi kaynak planlama: Takvim personel üzerinden çalışıyor.

Satın almadan önce sorulacak 10 soru

1. Paket limiti aşılırsa ne oluyor: online randevu kapanıyor mu, ek ücret mi çıkıyor?
2. Fiyat KDV dahil mi?
3. Kampanya fiyatı ikinci yıl devam ediyor mu?
4. Hatırlatma mesajı pakete dahil mi, kredi mi satın alacağım?
5. Personel sayısı artınca ne olur?
6. Kapora nasıl tahsil ediliyor: havale, kart, yoksa ikisi de mi?
7. Mevcut müşteri listemi nasıl aktarırım?
8. Ayrılırsam verimi dışarı alabiliyor muyum?
9. Personel ciroyu görmeden yalnızca kendi takvimini görebiliyor mu?
10. Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde veriliyor?

Bu soruların cevabını yazılı al. Satış görüşmesindeki söz ile panelde gördüğün her zaman aynı olmayabilir.

İki haftalık deneme planı

Fiyat tablosu fikir verir, karar deneme hesabında verilir. En fazla iki programı seç ve şu sırayla dene:

1. İlk gün üç hizmet, iki personel ve çalışma saatlerini gir. Kurulum süresini not et.
2. Online randevu sayfasını kendi telefonundan aç, gerçek bir müşteri gibi randevu al. Kaç adımda bittiğine bak.
3. Hatırlatma mesajının telefonuna nasıl geldiğini kontrol et.
4. Bir randevuyu iptal et, bir tanesini başka saate taşı, birini gelmedi olarak işaretle.
5. Personel hesabıyla giriş yapıp neyi görüp göremediğine bak.
6. Bir hafta boyunca gerçek randevularını gir, ekibinin ne dediğini sor.

Rezervlepro'da bu denemeyi ücretsiz paketle başlatabilirsin. Hâlâ defter veya tablo kullanıyorsan önce Excel ile randevu takibi yazısını oku. Müşterilerin Instagram'dan yazıyorsa Instagram'dan randevu alma rehberi kurulumu anlatıyor.

Programı değiştirmeden önce geçiş planı

Mevcut programından memnun değilsen tek gecede geçme. Şu sırayı izle:

1. Eski programdan müşteri listesini ve geleceğe ait randevuları dışarı al.
2. Yeni programda hizmetleri, personeli ve çalışma saatlerini kur.
3. Müşteri listesini aktar, birkaç kaydı elle kontrol et.
4. İleri tarihli randevuları yeni takvime gir. Bir iki hafta iki takvimi birlikte kontrol et.
5. Online randevu bağlantısını Google İşletme Profili, Instagram ve WhatsApp'ta değiştir.
6. Eski aboneliği, verini aldığından emin olduktan sonra kapat.

Geçişi işletmenin en sakin haftasına koy. Bayram öncesi ya da düğün sezonunda takvim değiştirmek gereksiz risk getirir.

Yıllık ödeme ne zaman mantıklı?

Yıllık indirim ancak programı gerçekten kullanacaksan kazançtır. Önce en az bir ay aylık öde ya da ücretsiz paketle dene. Ekibin takvimi her gün açıyor ve müşterilerin online randevu alıyorsa yıllığa geçmeyi düşün.

Kararını yazılı bir not olarak tut ki bir yıl sonra neden seçtiğini hatırla. Yenileme tarihini takvimine yaz ve bir ay önce aylık randevu sayını yeniden kontrol et. Paketin büyük geliyorsa küçült, dar geliyorsa yükselt. Aboneliği otomatik yenilemeye bırakmadan bu kısa kontrolü yap.

Sıkça Sorulan Sorular

En iyi randevu programı hangisi?

Her işletme için tek bir en iyi program yok. Personel sayın, aylık randevu sayın, mesaj kanalın ve kapora ihtiyacın sonucu değiştirir. Önce bu dört rakamı netleştir, sonra en fazla iki programı gerçek randevularla dene.

Ücretsiz randevu programı var mı?

Var. Rezervlepro'nun Free paketi süresiz ücretsizdir ve 30 günde 10 randevu hakkı verir. Düşük hacimli bir işletme için başlangıç olarak yeterlidir, hacim artınca ücretli pakete geçmek gerekir.

Randevu programı fiyatları neden bu kadar farklı?

Programlar farklı şeyleri fiyatlıyor: randevu sayısı, personel sayısı, kullanıcı sayısı ve ek modüller. Mesaj kredisi gibi kalemler de toplam tutarı değiştirebiliyor. Bu yüzden liste fiyatı yerine kendi kullanımınla toplam aylık maliyeti hesapla.

Personel başına ücret alan program mı daha iyi, randevu başına alan mı?

Kalabalık ekip ve orta yoğunlukta randevu varsa randevu başına fiyatlanan program genelde daha uygundur. Küçük ekip ve çok yüksek randevu sayısı varsa sınırsız randevulu personel bazlı paketler avantajlı olabilir.

Randevu programı seçerken en sık yapılan hata nedir?

Yalnızca en düşük liste fiyatına bakmak. Hatırlatma mesajı, online sayfa veya kapora ayrı ücretliyse toplam tutar değişir. İkinci sık hata, programı personel hesabıyla denemeden satın almaktır.

Programdan programa geçince müşteri listem kaybolur mu?

Kaybolmaması için önce eski programdan müşteri listeni dışarı al. Rezervlepro'da Ayarlar sayfasındaki Aktarım/Yedekleme sekmesinden CSV dosyasıyla müşteri aktarabilirsin. Geçmiş randevu kayıtlarının aktarımı için geçeceğin programa ayrıca sor.