Kapora Politikası Örnek Metinleri ve Şablon

Kapora politikası, randevuyu kesinleştirmek için alınan ön ödemenin ne kadar olduğunu, nasıl ödendiğini ve hangi koşulda iade edildiğini ya da düşüldüğünü anlatan kısa bir metindir. İyi bir politika müşteriye randevu almadan önce dört şeyi söyler: tutar, ödeme yolu, iade koşulu ve kaporanın hizmet bedelinden düşüleceği. Bu yazıda hazır örnek metinleri, tutarı nasıl seçeceğini ve müşteriye ileteceğin mesajları bulacaksın.

Bu metinler örnektir ve hukuki tavsiye değildir. Kapora iadesi, cayma ve tüketici hakları konusunda kendi işletmene uygun ifadeyi netleştirmek için bir hukukçuya danışmanı öneririz. Yazının sonunda düzenlemeye hazır düz metin sürümünü indirebilirsin.

Kapora oranını nasıl düşüreceğin ve genel çerçeve için gelmedi oranı ve kapora politikası rehberimize da bakabilirsin. Bu yazı o rehberin devamı: hazır metinler ve mesajlar.

Kapora her hizmette gerekli mi?

Hayır. Kapora, gelmeme kararını müşteri için pahalı hale getirir ama her hizmette gerekmez, hatta caydırabilir. Şu ayrımı yapmak işe yarar:

• Kısa ve ucuz hizmetlerde (tıraş, kısa bakım) genelde kapora istenmez. Müşteriyi randevu almaktan vazgeçirebilir.
• Uzun ve pahalı hizmetlerde (saç boyama, keratin, kalıcı makyaj, gelin başı, cilt bakımı paketleri) kapora mantıklıdır. Bu saatte başka müşteri almak zor olduğu için boşa giden randevu daha çok kayıp demektir.
• Sık gelmeyen müşterilerde kapora yalnızca onlardan istenebilir. Rezervlepro'da Riskli Müşteriler sayfası ay içinde randevusuna gelmeyenleri gösterir, kapora kuralını yalnızca riskli müşteri için uygulayabilirsin.

Kaybın senin işletmende ne kadar olduğunu görmek için gelmeyen müşteri maliyeti hesaplayıcıyı kullanabilirsin.

Kapora tutarı nasıl belirlenir?

İki yol var: yüzde ya da sabit tutar. Rezervlepro'da kaporayı hizmet bazında bu iki yoldan biriyle tanımlarsın.

1. Yüzde. Hizmet bedelinin belirli bir oranı, örneğin yüzde 20 ya da yüzde 30. Fiyatı değişen hizmetlerde mantıklıdır. Fiyat arttıkça kapora da artar.
2. Sabit tutar. Her müşteriden aynı miktar, örneğin 200 ₺. Fiyatı belli ve tekdüze hizmetlerde işi kolaylaştırır. Müşteri neyi ödeyeceğini net bilir.

Tutarı seçerken şunu düşün: kapora, gelmeme durumunda kaybının makul bir kısmını karşılamalı ama müşteriyi korkutmamalı. Çok küçük kapora caydırıcı olmaz, çok yüksek kapora randevuyu almaktan vazgeçirir. Bu bir orandan çok, işine özel bir karar. Küçük bir tutarla başlayıp gelmeme oranına göre ayarlamak mantıklı.

Örnek 1: Temel kapora politikası

Yüzde tabanlı, iade koşullu, kısa ve okunması kolay bir metin:

Örnek metin: "Bu hizmet için randevunuzu kesinleştirmek üzere hizmet bedelinin %[X] tutarında kapora alıyoruz. Kapora, hizmet günü toplam bedelden düşülür. Randevunuzdan en az [24] saat öncesine kadar iptal ya da tarih değişikliği yaparsanız kaporanız iade edilir ya da yeni randevunuza sayılır. Bu süreden sonra yapılan iptallerde ve haber verilmeyen gelmemelerde kapora iade edilmez."

Örnek 2: Sabit tutarlı kapora

Fiyatı sabit hizmetler ve paketler için:

Örnek metin: "Randevunuzun onaylanması için [X] ₺ kapora ödemeniz gerekir. Bu tutar hizmet bedelinizden düşülür. Randevunuzu [24] saat öncesine kadar ücretsiz değiştirebilir ya da iptal edebilirsiniz, bu durumda kaporanız iade edilir. Bu süreden sonraki iptallerde ve haber verilmeyen gelmemelerde kapora iade edilmez."

Örnek 3: Tarih değişikliğinde kapora sayılır

Müşteri randevuyu ertelemek istiyor ama kaporayı kaybetmek istemiyor. Kaporanın yeni tarihe aktarılması müşteriyi kaybetmemeni sağlar:

Örnek metin: "Randevu tarihinizi en fazla [bir] kez, en geç [24] saat öncesine kadar değiştirebilirsiniz. Kaporanız yeni tarihe aktarılır. Yeni tarih için de [24] saat kuralı geçerlidir."

Bu maddeyle iptal yerine erteleme cazip hale gelir ve iptalde kapora kaybı yaşanmaz.

Örnek 4: İşletme kaynaklı iptal

Müşterinin en çok merak ettiği şey budur. Bu cümlenin olması güveni artırır:

Örnek metin: "Bizden kaynaklı bir nedenle randevunuzu iptal etmek zorunda kalırsak kaporanızın tamamını iade ederiz ya da size uygun yeni bir tarihe aktarırız."

Örnek 5: Gelin başı ve uzun hizmetler

Yüksek tutarlı, tek seferlik hizmetler için daha ayrıntılı bir politika gerekir:

Örnek metin: "Gelin başı randevusu için tarihi ayırabilmemiz adına hizmet bedelinin %[X] oranında kapora alıyoruz. Etkinlik tarihinizden en az [15] gün öncesine kadar yapılan iptallerde kaporanızın [tamamı / yarısı] iade edilir. Daha yakın tarihli iptallerde kapora iade edilmez, çünkü o tarihi başka müşteriye veremeyiz. Tarih değişikliğinde uygun boş tarih varsa kaporanız aktarılır."

Böyle bir hizmette süreyi günlerle düşün. Bir gelin randevusunu birkaç saat öncesinden iptal etmek işletme için ciddi kayıp.

Kapora nasıl toplanır?

Rezervlepro'da kapora online ödeme olarak değil, havale ile alınır ve bu durum rezervasyon sırasında müşteriye açıkça yazılır. Akış şöyle çalışır:

1. Sen hizmete kapora yüzdesi ya da sabit tutar tanımlarsın.
2. Ayarlar sayfasındaki Ödeme bölümüne IBAN bilgini girersin.
3. Müşteri kapora gerektiren hizmeti seçince IBAN'ı görür ve havale ya da EFT yapar.
4. Müşteri dekontunu Randevularım sayfasından yükler.
5. Sen dekontu Kapora sayfasından kontrol edip onaylarsın, kapora tahsil edildi olarak işaretlenir.
6. Ödemeyi elden alıyorsan da Kapora sayfasından tahsil edildiğini işaretleyebilirsin.

Bu yöntem otomatik tahsilat gerektirmez, ama dekont kontrolü için senden küçük bir zaman ister. Kapora sayfasında bekleyen kaporaları tek bakışta görürsün.

Müşteriye gönderilecek hazır mesajlar

Politikayı yazmanın yanında, müşteriyle konuşurken kullanacağın kısa mesajlar da hazır olsun. Bunları WhatsApp ve Instagram hızlı yanıtı olarak kaydedebilirsin.

1. Kapora bilgisi. "Randevunuzu kesinleştirmek için [X] ₺ kapora gerekiyor. IBAN bilgisi rezervasyon sayfasında görünüyor. Havale sonrası dekontu Randevularım sayfasından yükleyebilirsiniz."
2. Dekont alındı. "Dekontunuzu aldık, kontrol ettikten sonra randevunuz kesinleşecek. Teşekkür ederiz."
3. Kapora hatırlatma. "Randevunuzun kesinleşmesi için kapora ödemesi bekleniyor. [Tarih/saat] öncesinde tamamlanmazsa saat başkasına verilebilir."
4. İade bilgisi. "İptal talebinizi aldık. Kaporanız [X] iş günü içinde iade edilecek."
5. Erteleme. "Randevunuzu [yeni tarih] tarihine aldık, kaporanız yeni randevuya aktarıldı."

Kapora politikası yazarken sık yapılan yedi hata

1. Politikayı randevu alındıktan sonra söylemek. Kapora ve iade koşulu, müşteri randevu almadan önce görünmeli.
2. İade koşulunu belirsiz bırakmak. "Duruma göre" demek yerine süre ve oran yaz.
3. Kaporanın hizmet bedelinden düşüleceğini belirtmemek. Müşteri ekstra ücret ödediğini sanabilir.
4. Bütün hizmetlere kapora koymak. Kısa ve ucuz işlerde caydırıcı olur.
5. Dekontu geç onaylamak. Müşteri beklerken randevunun kesinleşip kesinleşmediğini bilemez.
6. İşletme kaynaklı iptali yazmamak. Müşteri bu durumda haklı olarak iade bekler.
7. Politikayı yazıp uygulamamak. Bir müşteriye uygulayıp diğerine uygulamamak güveni sarsar.

Kontrol listesi

• Kapora hangi hizmetlerde alınacak, kararlaştırıldı
• Tutar (yüzde ya da sabit) belirlendi
• IBAN bilgisi Ayarlar sayfasına girildi
• İade koşulu ve süresi yazıldı
• Tarih değişikliğinde kaporanın aktarılacağı yazıldı
• İşletme kaynaklı iptal durumu yazıldı
• Kaporanın hizmet bedelinden düşüleceği yazıldı
• Politika Hakkımızda bölümüne eklendi
• Hazır mesajlar hızlı yanıt olarak kaydedildi

İndirilebilir şablon

Bu yazıdaki örnek metinlerin ve hazır mesajların köşeli parantezli, düzenlemeye hazır düz metin sürümünü indirebilirsin: Kapora politikası şablonu (.txt). Kendi işletmene göre düzenleyip kullanabilirsin. Aynı mantıkla iptal metni için randevu iptal politikası örnek metinlerine bakabilirsin.

Sıkça Sorulan Sorular

Kapora politikası nedir?

Randevuyu kesinleştirmek için alınan ön ödemenin tutarını, ödeme yolunu, iade koşulunu ve hizmet bedelinden düşüleceğini anlatan kısa metindir. Müşteriye randevu almadan önce gösterilmelidir.

Kapora yüzde kaç olmalı?

Standart bir rakam yok. Fiyatı değişen hizmetlerde yüzde tabanlı, sabit fiyatlı hizmetlerde sabit tutar kullanılabilir. Kayıp riskini karşılayacak ama müşteriyi caydırmayacak bir tutar seç, küçük bir oranla başlayıp gelmeme oranına göre ayarla.

Rezervlepro'da kapora nasıl alınır?

Hizmete kapora yüzdesi ya da sabit tutar tanımlarsın, IBAN bilgini Ayarlar sayfasına girersin. Müşteri havale yapıp dekontunu yükler, sen Kapora sayfasından onaylarsın. Online ödeme yoktur, kapora havale ya da elden alınır.

Müşteri randevuya gelmezse kapora ne olur?

Politikanda yazdığına bağlı. Yaygın uygulama, haber vermeden gelmeyen müşteriden alınan kaporanın iade edilmemesidir. Bu koşulu müşteri randevu almadan önce görecek şekilde yazmak önemli.

Kapora hizmet bedelinden düşülür mü?

Genellikle evet, kapora hizmet günü toplam bedelden düşülür. Bunu politikada açıkça yaz ki müşteri ekstra bir ücret ödediğini düşünmesin.

Kapora iadesi ne kadar sürede yapılır?

İşletmenin kendi belirlediği bir süredir. Hızlı iade müşteri güvenini artırır. Süreyi politikana yaz ve uygula.

Sonuç

İyi bir kapora politikası kısa, net ve adildir. Tutarı, ödeme yolunu, iade koşulunu ve işletme kaynaklı iptali yaz, müşteri randevu almadan önce görsün, sonra herkese aynı şekilde uygula. Kısa ve ucuz hizmetlerde kaporadan kaçınmak da politikanın bir parçası.

Denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin. Hizmetlerine kapora tanımlayıp bir test randevusu alarak akışı görebilirsin.