Excel ile Randevu Takibi mi, Randevu Programı mı?

Tek başına çalışıyorsan ve günde beş altı randevun varsa Excel yeter. Birden fazla personelin, telefonla ve mesajla gelen randevuların varsa ya da müşterinin randevuya gelmemesi seni gerçekten yakıyorsa randevu programına geçmenin zamanı gelmiştir. Aradaki çizgi, tablonun sana yardım etmeyi bırakıp senden zaman istemeye başladığı yerdir. Bu yazı o çizgiyi nasıl tanıyacağını, Excel'in nerede yettiğini ve nerede yetmediğini anlatıyor.

Yazıdaki program adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir program kullanıyorsan mantık aynı kalır, sadece menü adları değişir.

Excel randevu takibi için neden hâlâ popüler?

Haksız da değil. Excel ya da Google E-Tablolar'ın gerçek avantajları var.

• Ücretsiz ve tanıdık. Yeni bir şey öğrenmen gerekmez, bugün açıp kullanmaya başlarsın.
• Esnek. İstediğin sütunu eklersin, istediğin renge boyarsın.
• Veri senin elinde. Dosya bilgisayarında ya da kendi hesabında durur.
• Küçük işte hızlı. Tek kişilik bir stüdyoda günün randevuları bir bakışta okunur.

Bu yüzden "Excel kötü, program iyi" demek dürüst olmaz. Doğru soru, işinin bugünkü hacminde tablonun yeterli olup olmadığıdır.

Excel nerede zorlamaya başlar?

Randevu sayısı arttıkça tablonun sana yükü de artar. Sorunlar genelde şu sırayla çıkar.

1. Çakışmayı sen kontrol edersin. Excel aynı saate iki kişi yazdığını söylemez. Telefonda randevu verirken satırları taramak zorundasın, acele edince hata olur.
2. Müşteri randevuyu sana yazdırmak zorunda. Gece on birde randevu almak isteyen müşteri sabaha kadar bekler. O sırada başka bir yere yazabilir.
3. Hatırlatma elle yapılır. Ertesi günün randevularını tek tek arayıp yazmak günde yarım saat götürür. Yapmadığın gün bir koltuk boş kalır.
4. Birden fazla kişi aynı dosyayı kullanınca karışır. İki personel aynı anda farklı sürümleri açarsa hangisinin güncel olduğu belli olmaz.
5. Kayıp görünmez. Kimin kaç kez gelmediğini, hangi hizmetin en çok kazandırdığını görmek için ayrı formüller kurman gerekir.
6. Müşteri geçmişi dağılır. Bir müşterinin son üç randevusunu bulmak için sayfalar arasında arama yaparsın.

Bunların her biri tek başına küçük. Beş altısı bir araya geldiğinde günün ciddi bir kısmı takvim yönetmekle geçer.

Randevu programı ne değiştirir?

Programın Excel'den asıl farkı, işin bir kısmını senin yerine yapması.

• Çakışma engellenir. Personel ve hizmet süresine göre uygun saatler gösterilir, dolu saat seçilemez.
• Müşteri kendisi randevu alır. İşletmene özel bir rezervasyon linkinden hizmeti, personeli ve saati seçer. Uygulama indirmesi gerekmez. Linki Instagram profiline ya da WhatsApp'a koyarsın.
• Hatırlatma otomatik gider. Onay ve randevu öncesi hatırlatma WhatsApp ya da e-posta ile müşteriye ulaşır.
• Kapora ve bekleme listesi çalışır. Uzun ve pahalı hizmetlerde kapora tanımlarsın. Bir randevu iptal olunca bekleme listesindeki uygun müşteriye teklif gider.
• Gelmeyen müşteri görünür. Riskli Müşteriler sayfası, ay içinde randevusuna gelmeyenleri ve kaybedilen tutarı gösterir. İstatistikler sayfası randevu sayılarını toplar.
• Herkes aynı takvime bakar. Farklı dosya sürümleri arasında kaybolma sorunu olmaz.

Denemek için para ödemen gerekmez. Rezervlepro'da Free paket süresiz olarak 30 günde 10 randevuya izin verir, yeni hesaplarda ilk 30 gün tüm özellikler açık gelir. Güncel paketler için fiyatlar sayfasına bak.

Hangisi sana uygun? Beş soruluk test

Şu soruları kendine sor. Üçüne "evet" diyorsan program büyük ihtimalle işini kolaylaştırır.

1. Ayda 100'den fazla randevu alıyor musun?
2. Birden fazla personelin ya da koltuğun var mı?
3. Randevuyu telefon, DM ve yüz yüze gibi üç ya da daha fazla yoldan alıyor musun?
4. Müşterilerine elle hatırlatma yazıyor ya da arıyor musun?
5. Ayda birkaç müşteri randevuya gelmiyor mu?

Hiçbirine "evet" diyemiyorsan Excel ile devam etmek mantıklı. İki soruda evet çıkıyorsa programı denemek için bir sonraki yoğun haftayı beklemeye gerek yok.

Gelmeyen müşterinin maliyeti, kararı belirleyen rakam

Tablo ile program arasındaki karar çoğu zaman rakamla verilir. Boşa giden bir randevu, o saatte kazanamadığın paradır.

Ayda 300 randevu, ortalama 400 ₺ fiyat ve %15 gelmeme oranında aylık kayıp 18.000 ₺ eder. Bu kaybın yarısını hatırlatma ve kapora ile geri kazansan ayda 9.000 ₺ kurtarırsın. Kendi rakamlarını girmek için gelmeyen müşteri maliyeti hesaplayıcıyı kullanabilirsin. Kaybı azaltma yöntemlerini gelmedi oranı ve kapora politikası yazımızda ayrıntılı anlattık.

Excel'den programa nasıl geçilir?

Geçiş, çoğu işletmenin sandığından kısa sürer. Adımlar şöyle.

1. Müşteri listesini hazırla. Excel dosyanda ad, telefon ve e-posta sütunları olsun. Dosyayı CSV olarak kaydet.
2. Hesabını aç. Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin. Hizmetlerini süre ve fiyatla, personelini ve çalışma saatlerini gir. Bu adımları kuaför örneğiyle kurulum rehberimizde anlattık.
3. Müşterileri içe aktar. Ayarlar sayfasındaki Aktarım/Yedekleme sekmesinde İçe Aktar bölümüne CSV dosyasını yükle. İlk satır başlık olur, sonraki satırlar Ad, Telefon, E-posta sırasında gelir. Telefon numarası eşleşen müşteri güncellenir, eşleşmeyen yeni kayıt olarak eklenir. Telefonsuz satırlar aktarılmaz, dosya boyutu en fazla 2 MB olabilir.
4. Yaklaşan randevuları elle gir. Bu hafta ve gelecek haftanın randevularını Takvim sayfasındaki Randevu Ekle düğmesiyle yaz. Eski, geçmiş randevuları taşımana gerek yok.
5. İki hafta paralel çalış. Yeni randevuları sadece programa yaz ama Excel'i kapatma. Bir şey eksik kalırsa oradan yakalarsın.
6. Excel'i bırak, linki paylaş. Randevu linkini Instagram profiline ve dükkana ekle. Bunun için Instagram'dan randevu alma yazımıza bakabilirsin.

Programı bırakırsan verini geri almak da mümkün. Ayarlar sayfasındaki Dışa Aktar bölümü tüm müşteri kayıtlarını Excel ile açılabilen bir CSV olarak indirir.

Excel'den programa geçerken sık yapılan altı hata

1. Her şeyi bir günde taşımaya çalışmak. Yalnızca müşteri listesi ve yaklaşan randevular yeter.
2. Personele haber vermemek. Herkes aynı takvimi kullanmıyorsa çift kayıt kaçınılmaz olur.
3. Hizmet sürelerini tahminle girmek. Süre gerçek olmazsa takvim kayar.
4. Hatırlatmayı açmamak. Programın en kolay kazandırdığı özellik bu.
5. Eski Excel'i aynı anda kullanmaya devam etmek. İki gerçek olunca hangisine güveneceğini bilemezsin.
6. Müşteriye yeni yolu söylememek. Link paylaşılmazsa müşteri hâlâ telefonla arar.

Sıkça Sorulan Sorular

Excel ile randevu takibi yapılır mı?

Yapılır. Tek kişilik, günde birkaç randevusu olan bir işte yeterli olur. Randevu sayısı, personel sayısı ya da randevu aldığın kanal arttıkça çakışma ve hatırlatma yükü artar, o noktada program daha az emek ister.

Randevu programı Excel'den pahalı mı?

Excel'in parası yoktur ama zamanı vardır. Her gün elle hatırlatma ve çakışma kontrolüne harcanan süre bir maliyettir. Rezervlepro'da Free paket süresiz olarak 30 günde 10 randevuya izin verir, o yüzden denemek için para ödemen gerekmez. Güncel paketler fiyatlar sayfasında.

Müşteri listemi Excel'den programa aktarabilir miyim?

Evet. Listeni CSV olarak kaydedip Ayarlar sayfasındaki Aktarım/Yedekleme sekmesinden içe aktarırsın. Sütun sırası Ad, Telefon, E-posta olmalı. Telefon numarası eşleşen müşteri güncellenir, olmayan yeni kayıt olur.

Google E-Tablolar ile ortak takvim yapmak yeter mi?

Ortak dosya, iki kişinin aynı anda görmesini çözer. Çakışmayı engellemez, hatırlatma göndermez, müşterinin kendisi randevu almasını sağlamaz. Bu üç şey sorun oluyorsa tablo yerine program gerekir.

Programı bıraksam verilerim kaybolur mu?

Hayır. Müşteri listeni istediğin zaman Ayarlar sayfasındaki Dışa Aktar bölümünden CSV olarak indirirsin, Excel ile doğrudan açılır.

Excel ile başlayıp sonra geçebilir miyim?

Evet, çoğu işletme böyle yapıyor. Müşteri listen düzenli tutulduğu sürece geçiş kısa sürer. Hazır olduğunda listeyi CSV olarak aktarır, yaklaşan randevuları girer ve iki hafta paralel çalışırsın.

Sonuç

Excel randevu takibi için kötü bir araç değil, sadece belirli bir büyüklüğe kadar yeterli. Tek başınaysan ve günde birkaç randevu alıyorsan tabloyla devam et. Personel, farklı kanallardan gelen randevular ya da gelmeyen müşteriler işini zorlamaya başladıysa program hem zamanı hem parayı geri kazandırır.

Denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin. Müşteri listeni içe aktarıp bir hafta paralel çalışarak nasıl gittiğini görürsün.