Kadın Doğum Kliniği Randevu Sistemi Kurulumu

Kadın doğum kliniği için randevu sistemi kurmanın kısa yolu şudur: her hekimi ayrı personel olarak ekle, muayene türlerini gerçek süreyle ve hasta mesajında görünmesi sorun olmayacak nötr adlarla tanımla, düzenli kontrol randevularını tekrar eden randevuyla kur, hasta notlarına erişimi yetkiyle sınırla ve hatırlatmayı açarken mesajın içeriğini mahremiyete göre ayarla. Kadın doğumda iki şey diğer kliniklerden ayrılır. Hasta aynı hekime düzenli aralıklarla döner ve randevunun kendisi bile hassas bir bilgidir.

Bu rehber kadın doğum ve jinekoloji muayenehanesi ya da kliniği işleten, bir veya birkaç hekimle çalışan işletmeler için yazıldı. Panel adımları Rezervlepro'ya göre anlatılıyor, başka bir program kullanıyorsan mantık aynı kalır. Önemli bir sınırı baştan söyleyelim: Rezervlepro bir randevu ve hasta iletişimi aracıdır, muayene kaydı, reçete ya da rapor tutan klinik yazılımının yerine geçmez. Muayene bulgularını tuttuğun yazılımı bırakma. Rezervlepro onun yanında takvimi, hatırlatmayı ve gelmeme takibini üstlenir.

Kadın doğum kliniğinde randevu neden farklı çalışır?

Dört özellik kadın doğum kliniğini genel bir muayenehaneden ayırır.

• Hasta düzenli döner. Yıllık kontrol ya da hekimin planladığı takip sürecinde hasta aylar boyunca belirli aralıklarla gelir ve her randevu bir öncekine bağlıdır. Bunları tek tek elle açmak zaman alır, atlanan bir randevu da fark edilmeden kalabilir.
• Hekim tercihi güçlüdür. Birçok hasta belirli bir hekimle çalışmak ister, bazıları kadın hekimi tercih eder. Online sayfada hekimin seçilebilmesi bu yüzden bir ayrıntı değil, randevu almanın ana şartlarından biridir.
• Randevunun kendisi mahremdir. Telefonun kilit ekranına düşen bir hatırlatma mesajında ya da paylaşılan bir e-posta kutusunda yazan hizmet adı bile hasta için rahatsız edici olabilir.
• Süreler değişkendir. İlk muayene, kontrol, ultrason ya da küçük bir işlem aynı sürede bitmez. Hekimin günü kısa ve uzun randevuların karışımıdır, süreler gerçeğe yakın girilmezse takvim gün boyu kayar.

Bu dört özelliğin ortak sonucu şudur: sistemi kurarken yalnızca saat tutmakla kalmayıp mesajın ne söylediğine, kimin neyi görebildiğine ve hastanın hangi hekimle eşleştiğine de bakmalısın. Kurulumu bu sırayla yapmak işini kolaylaştırır. Önce hizmetleri ve hekimleri tanımla, sonra kontrol serilerini ve yetkileri kur, en son hatırlatmaları aç.

Önce sınırı bil: randevu sistemi klinik yazılımı değildir

Rezervlepro'da şunlar var: hekim bazlı takvim, hastanın kendi başına randevu alabildiği online sayfa, WhatsApp ve e-posta ile onay ve hatırlatma, kapora takibi, gelmeyen hastaların izlenmesi ve her hasta için serbest metin notlar.

Şunlar yok: muayene kaydı, reçete ve rapor, gebelik haftası hesabı, MHRS ya da e-Nabız ile bağlantı, online görüşme bağlantısı üretme. Bu işleri yapan yazılımın yanında Rezervlepro'yu randevu tarafında kullanırsın.

Bu ayrım mahremiyet açısından da işe yarar. Tıbbi ayrıntıyı randevu sistemine hiç yazmazsan, yanlış kişinin göreceği ya da yanlış yere gidecek bir bilgi de olmaz. Not alanını organizasyon için kullan, örneğin "kadın hekimle görüşmek istiyor" ya da "ulaşmak için akşam saatleri uygun" gibi. Bulgu ve tanıyı klinik yazılımında tut.

Adım 1: Muayene türlerini nötr adlarla hizmet olarak tanımla

Panelde Hizmetler sayfasına git ve Hizmet Ekle düğmesine bas. Her muayene türü için hizmet adı, süre ve fiyat gir. Kadın doğum kliniği için tipik bir liste şöyle olabilir:

• İlk muayene: 30 dakika
• Kontrol muayenesi: 20 dakika
• Ultrason ve kontrol: 30 dakika
• Küçük işlem: 45 dakika

Bunlar örnektir, gerçek sürenle değiştir. Süreyi belirlerken muayene odasının hazırlanma ve hastanın hazırlanma süresini de hesaba kat. Bir hizmetin süresini ve kapasiteyi birlikte düşünmek için hizmet süresi ve kapasite hesaplayıcıyı kullanabilirsin.

Hizmet adının nerede göründüğüne dikkat et. Ad, online randevu sayfasında, onay ve hatırlatma mesajında ve e-postada geçer. "Gebelik takibi" gibi bir ad yerine "Kontrol muayenesi" gibi genel bir ad seçmek, mesajı gören herkes için sorun yaratmaz. Ayrıntıyı hasta kliniği aradığında ya da muayenede konuşursun.

Aynı muayeneye sonradan eklenen işlemler varsa onları Ekstra işlem olarak tanımla. Hizmet eklerken Ekstra işlem kutusunu işaretleyip hangi hizmetlere eklenebileceğini seçersin. Süre eklemeyen bir ekstra için süre alanına 0 yazabilirsin.

Adım 2: Hekimleri personel olarak ekle ve verdikleri hizmetleri ata

Personel sayfasında Personel Ekle ile her hekimi ayrı bir personel olarak ekle. Personel detayındaki Personel Bilgileri sekmesinde Verdiği Hizmetler bölümünden hekimin yaptığı muayene türlerini seç. Bir hizmeti en az bir personele atadığında o hizmeti yalnızca atananlar verir, bu yüzden atamayı eksiksiz yapmak gerekir. Küçük işlemi yalnızca bir hekim yapıyorsa o hizmeti sadece ona ata.

Hasta online sayfada hekimi kendisi seçer. Kadın hekim tercihi bu yüzden hekim adı üzerinden karşılanır, ayrı bir cinsiyet filtresi yoktur. Hekimlerin sayfada tanınır olması için personel adını ve unvanını açık yaz.

Çalışma Saatleri sekmesinde hekimin gün ve saatlerini gir. Ameliyat günü, kongre ya da izin için aynı sekmedeki Zaman Bloklama bölümünü kullan: Zaman Bloklama Ekle ile başlangıç ve bitiş zamanını seçersin, sebep alanı isteğe bağlıdır. Bloklanan aralıkta o hekime randevu verilmez. Kliniğin genel çalışma saatleri Şubeler sayfasında, bayram ve toplu kapanış günleri Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesinde yönetilir.

Adım 3: Düzenli kontrolleri tekrar eden randevuyla kur

Hekimin belirlediği kontrol sıklığı ayda bir, iki haftada bir ya da haftada bir olabilir. Bu randevuları her seferinde ayrı ayrı açmak yerine Randevu Ekle ekranındaki Tekrar alanını kullan. Önce Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Tekrar Eden Randevular Veriyor musunuz? seçeneğini aç. Sonra seçenekler arasından Her hafta, İki haftada bir ya da Her ay seçilir ve seri tek seferde takvime yerleşir.

Bu özelliği hastayla birlikte kullanmak en doğrusudur. Muayene sırasında hekim bir sonraki kontrol sıklığına karar verir, resepsiyon da hastanın yanında seriyi oluşturur. Hasta çıkarken takvimini bilir, kliniğin de ay boyunca dolu saatleri ayrılmış olur.

Her seçenek her sıklığa uymaz. Hekim bir sonraki kontrolü üç haftada bir istiyorsa tekrar alanında bu seçenek yoktur. Böyle durumlarda tarihleri hastayla birlikte tek tek seçip her birini ayrı randevu olarak aç.

Serilerin işe yaradığı bir başka durum da düzenli gelen hastaların kaybolmamasıdır. Takip randevusunu açmayı unutmak, hastanın yanlışlıkla kontrolü kaçırmasına yol açar. Seri kurulmuşsa takvim boş kalmaz, hatırlatma da kendiliğinden gider.

Adım 4: Mahremiyet için hasta notunu ve erişimi ayarla

Müşteriler sayfasında hastanın satırındaki Geçmiş düğmesine bas ve Notlar sekmesine geç. Panelde hastalar Müşteri adıyla geçer. Burada her hasta için not ekleyebilirsin. Kadın doğum kliniğinde güvenli bir not şunları içerir:

• Hastanın hekim ya da randevu saati tercihi
• Hastaya ulaşmak için uygun saat ve kanal
• Bir sonraki randevuda dikkat edilecek organizasyon bilgisi, örneğin "tercüman gerekiyor"

Tıbbi ayrıntıyı, tanıyı ya da bulguyu bu alana yazma. Onları klinik yazılımında tut. Alerjisi olan hastaları Alerji notu olarak işaretleyebilirsin, bu not listede öne çıkar. Eklediğin notu daha sonra düzenleyebilir ya da silebilirsin. Not alanına fotoğraf eklemek mümkün, ama kadın doğumda hassas görüntüleri randevu sistemine yüklememeni öneririz.

Kimlerin neyi göreceğini de belirle. Personel detayındaki Yetkiler sekmesinden Müşteriler modülünü bir personel için göremesin, görebilsin ya da düzenleyebilsin olarak ayarlarsın. Rol bazlı yetki matrisi Premium pakette bulunur. Örneğin hekim notları düzenleyebilsin, resepsiyon yalnızca görebilsin, stajyer ya da yeni başlayan personel ise hiç görmesin.

Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır ve işlenmesi daha sıkı kurallara bağlıdır. Hangi bilginin ne kadar süre saklanacağı, hastanın nasıl aydınlatılacağı ve açık rızanın nasıl alınacağı kliniğin sorumluluğundadır. Genel çerçeve için işletmeler için KVKK rehberini oku, kliniğine özel konularda hukuk danışmanından ya da kliniğin veri sorumlusundan destek al.

Adım 5: Hatırlatma mesajlarını mahremiyete göre aç

Ayarlar sayfasında Mesajlar sekmesindeki Müşteriler bölümünden mesaj kanalını WhatsApp ya da e-posta olarak seç, onay mesajını ve hatırlatma mesajını aç, hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini yaz. Kontrol randevularında 24 saat önce hatırlatma iyi bir başlangıçtır. Hasta yapabileceği bir değişikliği böylece bir gün önceden bildirir. SMS seçeneği şu an hazırlık aşamasındadır.

Kadın doğumda mesajın içeriği, gönderilme sıklığından daha önemlidir. Şunlara dikkat et:

• Mesajda hizmet adı geçtiği için Adım 1'de nötr adlar kullan.
• Hastanın kayıtlı telefon numarasının doğru ve yalnızca hastaya ait olduğundan emin ol. Eş ya da aile telefonuna giden mesaj, hastanın istemediği bir bilgiyi ortaya çıkarabilir.
• E-postada paylaşılan ya da kurum adresine yönlenen kutu varsa o adresi kullanma.
• Hatırlatma ayarı kliniğin geneli için geçerlidir, hasta bazında kapatılamaz. Mesaj almak istemeyen bir hastanın kaydına not düş ve randevusunu telefonla teyit et.

Onay mesajındaki iptal bağlantısı, hastanın gelemeyeceğini kliniğe telefon etmeden bildirmesini sağlar. Bu bağlantı hasta için kolay, resepsiyon için zaman kazandırıcıdır. Mesaj kurulumunun ayrıntıları için WhatsApp otomatik hatırlatma rehberine bak.

Adım 6: Gelmeyen hasta için kapora, bekleme listesi ve risk takibi

Gelmeyen randevu kadın doğumda iki biçimde zarar verir. Boş kalan saat gelir kaybıdır, atlanan kontrol ise hastanın takibini geciktirir. Önlemleri hizmete göre seç.

Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır. Hizmeti eklerken ya da düzenlerken kapora türünü yüzde ya da sabit tutar olarak seçersin, alanı boş ya da 0 bırakırsan o hizmet için kapora istenmez. Kadın doğumda kapora genellikle uzun ve hazırlık gerektiren hizmetlerde mantıklıdır, kısa kontrol muayenelerinde ise hastayı caydırabilir. Hizmet bazında karar ver.

Kapora akışı şöyle işler:

1. Hasta online sayfadan kapora gerektiren hizmeti seçer ve randevu alır.
2. Seçtiği saat 30 dakika boyunca onun için tutulur.
3. Hasta kliniğin IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler.
4. Randevu Kapora Bekliyor durumuna geçer. Sen Kapora sayfasında dekontu kontrol edip onaylarsın ya da reddedersin.
5. Onaylanınca randevu kesinleşir.

IBAN bilgisini Ayarlar sayfasındaki Ödeme Altyapısı sekmesinde Kapora İçin IBAN bölümüne girersin. Kapora şu an yalnızca havale ve EFT ile alınıyor, kartla online tahsilat yok. Hasta 30 dakika içinde dekont yüklemezse saat tekrar açılır. Kapora politikası metnini yazarken örnek kapora politikası metinlerinden yararlanabilirsin.

Plus ve üzeri paketlerdeki Bekleme Listesi, bir saat boşaldığında bekleyen başka bir hastaya teklif eder. Hekimin takvimi dolu olduğu dönemlerde, örneğin yoğun sezonlarda, iptal edilen randevu böylece boşa gitmez.

Pro ve Premium paketlerinde Riskli Müşteriler sayfası, sık gelmeyen hastaları ve kaybedilen geliri gösterir. Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Yüksek Riskli Müşteriler Randevu Alamasın seçeneği de var. Açıksa geçmişte sık gelmeyen hastalar online randevu oluşturamaz, sen panelden yine de randevu verebilirsin. Klinikte bu seçeneği dikkatli kullan. Sık gelmeyen bir hasta gerçek bir şikâyetle başvuruyor olabilir ve online sayfadan engellenmek ona yanlış bir mesaj verir. Seçeneği açıp açmamaya klinik olarak karar ver, açarsan hastaları telefonla alabildiğinden emin ol. Gelmeyen randevuyu azaltmanın genel yollarını gelmedi oranı nasıl düşürülür rehberinde bulabilirsin.

Adım 7: Takvim aralığını ve online sayfayı işine göre ayarla

Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesindeki iki ayar kadın doğumda fark yaratır.

• Takvim Zaman Aralıkları: Online sayfada hastaya gösterilen saat aralıklarının sıklığıdır. Seçenekler 5, 10, 15, 20, 30, 60, 120 ve 240 dakikadır. Kontrolün 20, ilk muayenenin 30 dakika sürdüğü bir klinikte 10 dakikalık aralık en esnek seçimdir. Çok sık bir aralık seçersen takvim kalabalık görünür, çok seyrek seçersen boşluklar oluşur.
• Online Hizmet Veriyor musunuz?: Kapatırsan online randevu sayfan kapanır. Klinikte geçici olarak yalnızca telefonla randevu vermek istersen kullanabilirsin.

Randevuyu hasta yerine resepsiyon açıyorsa Randevu Ekle ekranını kullanırsın. Orada hastayı seçer, hizmeti ve hekimi belirler, uygun saati verirsin. Aynı ekranda tekrar seçeneğini de görürsün.

Örnek senaryo: üç hekimli bir klinikte bir hafta

Üç hekimin çalıştığı bir kadın doğum kliniği düşün. Hekimlerden biri çarşamba günleri ameliyatta olduğu için o güne Zaman Bloklama ekler. Hizmetler Kontrol muayenesi, İlk muayene ve Küçük işlem olarak tanımlıdır, kapora yalnızca Küçük işlemde yüzde yirmidir.

Yeni bir hasta online sayfadan ilk muayene randevusu alır, hekimi kendisi seçer. Randevudan bir gün önce WhatsApp hatırlatması gider, mesajda "İlk muayene" yazar ve başka bir ayrıntı yoktur. Hasta muayeneye gelir. Hekim kontrolün ayda bir yapılmasına karar verir, resepsiyon hastanın yanında Tekrar alanından Her ay seçeneğiyle seriyi oluşturur.

Küçük işlem için gelen başka bir hasta kapora öder. Dekont yüklenince resepsiyon Kapora sayfasında onaylar, randevu kesinleşir. Hasta son anda iptal ederse onay mesajındaki bağlantıdan haber verir, Bekleme Listesi saati bekleyen başka bir hastaya önerir. Haftanın sonunda sorumlu kişi Riskli Müşteriler sayfasına bakıp tekrarlayan gelmeme örüntüsü olan hastaları telefonla arar.

Adım 8: Test et ve ilk haftayı izle

Online randevu bağlantını kendi telefonundan aç ve hasta gibi bir randevu al. Kapora gerektiren hizmetle de dene ve dekont yükleme adımına kadar ilerle. Şunlara bak:

• Hizmet adları, süreleri ve fiyatları doğru mu?
• Doğru hekimler doğru hizmetlerde görünüyor mu?
• Onay ve hatırlatma mesajında hizmet adı nötr mü, mesaj kime gidiyor?
• Bloklanan günde hekim için saat çıkmıyor mu?
• Tekrar eden seri istenen aralıkta mı oluştu?

Test randevularını sonra panelden iptal et ve Kapora sayfasındaki bekleyen test kaydını temizle. İlk haftada resepsiyonun hangi soruyu telefonda hâlâ sorduğuna bak. O soru online sayfada eksik bir bilgiye işaret eder.

Kadın doğum kliniklerinde sık yapılan hatalar

• Hizmetleri "Gebelik takibi" gibi ayrıntılı adlarla tanımlamak. Ad hasta mesajında görünür.
• Tıbbi bilgiyi randevu notlarına yazmak. Bulgu ve tanı klinik yazılımında kalmalı.
• Notlara tüm personelin erişmesine izin vermek. Yetkileri hekim ve resepsiyon için ayrı kur.
• Hatırlatmanın gittiği telefon numarasını kontrol etmemek.
• Hekimin ameliyat ve izin günlerini Zaman Bloklama ile kapatmamak, böylece o günlere online randevu düşmesi.
• Tüm hizmetlere aynı kaporayı koymak.

Kurulum kontrol listesi

• Muayene türleri nötr adlarla, gerçek süre ve fiyatla eklendi
• Hekimler personel olarak eklendi, verdikleri hizmetler atandı
• Ameliyat, izin ve kapalı günler için Zaman Bloklama girildi
• Düzenli kontroller için tekrar eden randevu seçeneği açıldı
• Not alanı yalnızca organizasyon bilgisi için kullanılıyor, yetkiler gözden geçirildi
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı, mesaj içeriği kontrol edildi
• Kapora, bekleme listesi ve risk takibi hizmete göre belirlendi
• Test randevusu alındı ve temizlendi

Sıkça Sorulan Sorular

Kadın doğum kliniği için randevu sistemi gerekli mi?

Birden fazla hekimin çalıştığı, düzenli kontrol randevusu veren ve telefon trafiği yoğun olan her klinik için faydalıdır. Çakışmaları önler, hatırlatmayı kendiliğinden gönderir ve gelmeyen randevuyu azaltır.

Hasta kadın hekim seçebilir mi?

Evet, online sayfada hasta randevu alırken hekimi kendisi seçer. Ayrı bir cinsiyet filtresi yoktur, tercih hekimin adı ve unvanı üzerinden yapılır.

Muayene kaydı ve reçete Rezervlepro'da tutuluyor mu?

Hayır. Rezervlepro randevu, hatırlatma, kapora ve hasta notları için kullanılır. Muayene kaydı, reçete ve rapor için ayrı klinik yazılımı kullanmaya devam edersin.

Düzenli kontrol randevularını tek seferde açabilir miyim?

Evet. Randevu Ekle ekranındaki Tekrar alanıyla Her hafta, İki haftada bir ya da Her ay seçeneklerinden biriyle seriyi oluşturursun. Başka bir aralık gerekiyorsa tarihleri tek tek seçip her birini ayrı randevu olarak açarsın.

Hatırlatma mesajında hizmet adı görünür mü?

Evet, onay ve hatırlatma mesajında hizmet adı yer alır. Bu yüzden "Kontrol muayenesi" gibi nötr adlar kullanmak mahremiyet için daha güvenlidir.

Hasta bilgileri KVKK'ya uygun saklanır mı?

Sistem, notlara kimlerin erişebileceğini sınırlamana izin verir. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Hangi bilginin ne kadar süre saklanacağı ve hastanın nasıl aydınlatılacağı kliniğin sorumluluğundadır. Ayrıntı için KVKK rehberine bak.

Sonuç

Kadın doğum kliniğinde randevu sistemi, düzenli dönen hastayı doğru hekimle buluşturmak ve randevunun mahremiyetini korumak için var. Hizmetleri nötr adlarla tanımla, hekimleri ve ameliyat günlerini takvime işle, kontrolleri tekrar eden randevuyla kur, notlarda tıbbi ayrıntıdan uzak dur ve hatırlatmayı açarken mesajı kontrol et. Kapora ve bekleme listesini hizmete göre kullanırsan hem boş saat hem de atlanan kontrol sayısı azalır.

Sektöre özel özellikler için klinik yönetimi çözüm sayfasına bakabilir, klinik, veteriner ve fizyoterapiyi birlikte ele alan genel rehberi okuyabilirsin. Paket özelliklerini fiyatlar sayfasından kontrol et. Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin.