Estetik Merkezi Randevu Sistemi Nasıl Kurulur?

Estetik merkezi için randevu sistemi kurmanın en kısa yolu şudur: her uzmanı ayrı personel olarak ekle, işlemleri gerçek süre ve fiyatla tanımla, pahalı ve uzun işlemler için kapora iste, düzenli gelen müşterilere seans paketi sat ve her müşterinin notunu tek yerde tut. Estetik merkezinde randevu boşa giderse kayıp büyüktür, çünkü işlemler uzundur, fiyatlar yüksektir ve cihaz ya da oda o süre boyunca başka kimseye verilemez. Bu yüzden kapora, hatırlatma ve paket yönetimi burada diğer sektörlerden daha fazla önem taşır.

Bu rehber lazer epilasyon, cilt bakımı, bölgesel incelme, kaş ve kirpik uygulamaları gibi hizmetler veren estetik merkezleri ve cilt bakım salonları için hazırlandı. Panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir program kullanıyorsan mantık aynı kalır.

Estetik merkezinde randevu neden daha hassas?

Üç özellik estetik merkezini bir kuaför ya da berberden ayırır.

• İşlemler uzun ve pahalıdır. Bir lazer seansı ya da cilt bakımı birkaç yüz liradan binlere kadar çıkabilir. Gelmeyen tek bir müşteri, bir günün cirosunun ciddi bir parçasını götürür.
• Müşteri çoğu zaman seans paketiyle çalışır. Lazer epilasyon ya da bölgesel incelme tek seansla bitmez, altı sekiz seanslık planlar satılır.
• Müşteri bilgisi hassastır. Uygulama öncesi ve sonrası fotoğraflar, alerji, ilaç kullanımı ve cilt durumu bilgisi gibi veriler kişisel verinin hassas tarafındadır.

Bu üç özelliğin ortak sonucu şudur: estetik merkezinde randevu sistemi yalnızca saat tutmaz, ödemeyi, seans hakkını ve müşteri bilgisini de aynı akışa bağlar. Kurulumu bu sırayla yapmak işini kolaylaştırır. Önce işlemleri ve uzmanları tanımla, sonra kapora ve paket kurallarını koy, en son hatırlatmaları aç. Her adımı bitirince online sayfandan bir deneme randevusu alıp sonucu kontrol etmek, hatayı en baştan yakalamanı sağlar.

Adım 1: İşlemleri süre ve fiyatla hizmet olarak ekle

Hizmetler sayfasında Hizmet Ekle düğmesiyle her işlemi ayrı bir hizmet olarak tanımla. Estetik merkezi için tipik bir liste şöyle olabilir:

• Cilt bakımı: 60 dakika
• Lazer epilasyon, tek bölge: 30 dakika
• Lazer epilasyon, tüm vücut: 90 dakika
• Kaş laminasyonu: 45 dakika
• İpek kirpik: 90 dakika

Bunlar örnektir, gerçek süreni gir. Süreyi belirlerken uygulama bittikten sonra odanın hazırlanmasını ve cihazın soğumasını da hesaba kat. Sistem, süre dolana kadar uzmanı meşgul sayar.

Hizmetleri Hizmetler sayfasındaki kategorilerle düzenlersen müşteri online randevu sayfasında önce kategoriyi, sonra hizmeti seçer. Cilt Bakımı, Lazer Epilasyon ve Kaş Kirpik gibi başlıklar, onlarca hizmetin tek listede kaybolmasını önler. Bir hizmetin süresini ve fiyatını doğru kurmak için hizmet süresi ve kapasite hesaplayıcıyı kullanabilirsin.

Bazı hizmetlere sonradan eklenen işlemler varsa, örneğin cilt bakımına ek maske ya da kaş şekline ek boya, bunları Ekstra işlem olarak tanımla. Hizmet eklerken Ekstra işlem kutusunu işaretleyip hangi hizmetlere eklenebileceğini seçersin. Süre eklemeyen bir ekstra için süre alanına 0 yazabilirsin. Müşteri randevu alırken ekstrayı seçer, fiyat toplama eklenir.

Adım 2: Uzmanları personel olarak ekle ve verdikleri işlemleri işaretle

Personel sayfasında Personel Ekle ile her uzmanı ekle. Personel detayındaki Personel Bilgileri sekmesinde Verdiği Hizmetler bölümünden uzmanın yaptığı işlemleri seç. Lazer cihazını yalnızca iki uzman kullanıyorsa lazer hizmetlerini sadece onlara ata. Bir hizmeti en az bir personele atadığında o hizmeti yalnızca atananlar verir, bu yüzden atamayı eksiksiz yapmak gerekir.

Çalışma Saatleri sekmesinde uzmanın gün ve saatlerini gir. Merkezin genel saatleri Şubeler sayfasında, bayram ve toplu kapanış günleri Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesinde yönetilir.

Adım 3: Kaporayı akıllıca kullan

Estetik merkezinde kapora, gelmeyen müşteriye karşı en etkili önlemdir. Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır. Hizmeti eklerken ya da düzenlerken kapora türünü seçersin: yüzde olarak ya da sabit tutar olarak. Kapora alanını boş ya da 0 bırakırsan o hizmet için kapora istenmez.

Müşteri açısından akış şöyle işler:

1. Müşteri online sayfadan kapora gerektiren hizmeti seçer ve randevu alır.
2. Seçtiği saat 30 dakika boyunca onun için tutulur.
3. Müşteri işletmenin IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler.
4. Randevu Kapora Bekliyor durumuna geçer. Sen Kapora sayfasında dekontu kontrol edip onaylarsın ya da reddedersin.
5. Onaylanınca randevu kesinleşir ve müşteriye haber verilir.

IBAN bilgisini Ayarlar sayfasındaki Ödeme Altyapısı sekmesinde Kapora İçin IBAN bölümüne girersin. Şu an kapora yalnızca havale ve EFT ile alınıyor, kartla online kapora tahsilatı henüz yok. Müşteri 30 dakika içinde dekont yüklemezse saat tekrar açılır, bu yüzden boşuna kilitli saat kalmaz.

Her müşteriden kapora istemek istemiyorsan Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Kaporayı Sadece Riskli Müşteriden Al seçeneği var. Açıksan kapora yalnızca geçmişte sık gelmeyen müşterilerden istenir. Kapora politikası metni yazmak için kapora politikası örnek metinlerine ve indirilebilir örnek kapora politikası şablonuna bakabilirsin.

Adım 4: Seans paketlerini tanımla

Lazer epilasyon ya da bölgesel incelme gibi çok seanslı işlemler için paket sat. Paket takibi Pro ve Premium paketlerinde yer alır. Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Randevu Paketleri Oluşturup Takip Etmek İster misiniz? seçeneğini aç. Sonra Müşteriler sayfasında müşterinin satırındaki Paketler düğmesine bas, Yeni paket sat bölümünde hizmeti, seans adedini ve istersen son kullanma tarihini gir, Paket Sat de.

Paketten hak şu durumlarda düşer: randevu Tamamlandı olarak işaretlendiğinde, müşteri gelmediğinde ve Gelmedi işaretlendiğinde, müşteri randevusunu 24 saatten az kala iptal ettiğinde. Randevuyu sen iptal edersen hak düşmez. Süresi dolmuş paketten hak düşmez. Kalan hak "5/8 seans kaldı" biçiminde görünür.

Lazer epilasyonda seanslar genelde dört altı hafta arayla yapılır. Paketin son kullanma tarihini bunu hesaba katarak koy: sekiz seans ve altı hafta aralıkla en az yaklaşık on bir ay gerekir. Tarihi bu süreyi karşılayacak biçimde, örneğin on dört ay olarak belirlemek müşteriyle gereksiz tartışmayı önler.

Adım 5: Müşteri notu, alerji ve önce sonra fotoğrafı

Müşteriler sayfasında müşterinin satırındaki Geçmiş düğmesine bas ve Notlar sekmesine geç. Burada her uygulama için not ekleyebilirsin. Estetik merkezinde işe yarayan bir not şunları içerir:

• Uygulanan işlem ve cihaz ayarı
• Cilt tipi ve hassasiyet gözlemi
• Müşterinin kullandığı ilaç ya da cilt ürünü gibi önemli bilgiler
• Bir sonraki seansta dikkat edilecek nokta

Alerjisi olan müşterilerin notunu Alerji notu olarak işaretle. Bu not listede öne çıkar ve uygulamadan önce gözden kaçmaz. Notlara önce ve sonra fotoğrafı da ekleyebilirsin, fotoğraf boyutu en fazla 2 MB olabilir. Eklediğin notu daha sonra düzenleyebilir ya da silebilirsin. Fotoğrafı yalnızca müşterinin açık onayıyla sakla ve yüzünün göründüğü kareleri gereksiz yere çoğaltma.

Müşteri bilgisi hassas olduğu için kimlerin görebileceğini kısıtla. Personel detayındaki Yetkiler sekmesinden Müşteriler modülünü göremesin, görebilsin ya da düzenleyebilsin olarak ayarlarsın. Rol bazlı yetki matrisi Premium pakette bulunur. Hangi veriyi ne kadar süre saklayacağını planlarken işletmeler için KVKK rehberini oku.

Adım 6: Hatırlatma, iptal bağlantısı ve gelmeme takibi

Ayarlar sayfasında Mesajlar sekmesindeki Müşteriler bölümünden mesaj kanalını WhatsApp ya da e-posta olarak seç, onay mesajını ve hatırlatma mesajını aç, hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini yaz. Estetik merkezinde 24 saat önce hatırlatma iyi bir başlangıçtır. SMS seçeneği şu an hazırlık aşamasındadır.

Onay mesajındaki iptal bağlantısı müşterinin gelemeyeceğini bildirmesini kolaylaştırır. Saat erken boşalırsa Plus ve üzeri paketlerdeki Bekleme Listesi, boşalan saati bekleyen başka bir müşteriye otomatik teklif eder.

Pro ve Premium paketlerinde Riskli Müşteriler sayfası, sık gelmeyen müşterileri ve kaybedilen geliri gösterir. Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Yüksek Riskli Müşteriler Randevu Alamasın seçeneğini açarsan geçmişte sık gelmeyen müşteriler online randevu oluşturamaz, sen panelden yine de randevu verebilirsin. Daha geniş bir yol haritası için gelmedi oranı nasıl düşürülür rehberini oku.

Adım 7: Randevu davranışını işine göre ayarla

Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesindeki birkaç ayar estetik merkezinde fark yaratır:

• Takvim Zaman Aralıkları: Seansların 30 ve 90 dakika gibi farklı sürelerde olduğu bir merkezde 30 dakikalık aralık en esnek seçimdir.
• Mesai Bitişinden Sonra Biten Randevulara İzin Ver: Açıksa, uzun bir işlem mesai bitişinden önce başlıyorsa alınabilir ve uzman işlemi bitirene kadar kalır. Örneğin mesai 19:00'da bitiyorsa 18:00'e iki saatlik işlem verilebilir.
• Tekrar Eden Randevular Veriyor musunuz?: Düzenli seans alan müşteriler için Randevu Ekle ekranındaki Tekrar alanını açar. Her hafta, iki haftada bir ya da her ay tekrar eden seriler kurabilirsin.

Örnek senaryo: kapora ve paket birlikte nasıl çalışır?

Bir merkezin sekiz seanslık tüm vücut lazer paketi sattığını düşün. İlk görüşmede müşteri paketi alır ve ödemenin tamamını yapar. Sen Müşteriler sayfasında Paketler penceresinden paketi, sekiz seans ve on dört aylık son kullanma tarihiyle tanımlarsın. İlk seans için müşteriyle birlikte tarihi seçip Kullan düğmesiyle randevuyu açarsın. Sonraki seanslar için Tekrar alanında altı haftalık bir seçenek bulunmadığından (seçenekler her hafta, iki haftada bir ve her ay), tarihleri müşteriyle birlikte tek tek seçip her biri için Kullan düğmesini kullanmak daha doğrudur.

Aynı merkez cilt bakımı gibi paketsiz bir hizmeti online satıyorsa, o hizmete yüzde yirmi kapora koyabilir. Müşteri dekontu yükleyip sen onayladığında randevu kesinleşir, işlem günü gelmezse kapora zaten merkezdedir. Paketli müşteriye ayrı kapora gerekmez, çünkü ödeme önceden alınmıştır. Böylece iki farklı müşteri tipi için iki ayrı kural, aynı sistemde sorunsuz işler.

Adım 8: Test et ve ilk haftayı izle

Online randevu bağlantını kendi telefonundan aç ve müşteri gibi bir randevu al. Kapora gerektiren bir hizmetle de dene ve kapora akışının dekont yükleme adımına kadar ilerle. Bak:

• Hizmetlerin süreleri ve fiyatları doğru mu?
• Kapora gerektiren hizmette IBAN bilgisi görünüyor mu?
• Onay mesajı geldi mi, iptal bağlantısı çalışıyor mu?
• Doğru uzmanlar doğru işlemlerde görünüyor mu?

Test randevularını sonra panelden iptal et ve Kapora sayfasındaki bekleyen test kaydını temizle.

Estetik merkezlerinde sık yapılan hatalar

• Tüm hizmetlere aynı kaporayı koymak. Kısa ve ucuz işlemlerde kapora müşteriyi caydırır, uzun ve pahalı işlemlerde ise gerekli olur. Hizmet bazında karar ver.
• Cihaz hazırlığını süreye eklememek. Sonuçta uzmanın takvimi sürekli gecikmeli işler.
• Paketin son kullanma tarihini seans aralığıyla uyumsuz belirlemek.
• Hassas müşteri notlarını herkesin görebileceği şekilde bırakmak.
• Fotoğraf alırken müşteriden açık onay almamak.

Kurulum kontrol listesi

• İşlemler kategorilere ayrılarak gerçek süre ve fiyatla eklendi
• Uzmanlar personel olarak eklendi, verdikleri işlemler işaretlendi
• Kapora için IBAN girildi, hangi hizmetlerde kapora istenecek belirlendi
• Paket takibi açıldı, paket ve son kullanma tarihleri tanımlandı
• Hassas notlar için erişim yetkisi gözden geçirildi
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Test randevusu alındı ve temizlendi

Sıkça Sorulan Sorular

Estetik merkezi için randevu sistemi gerekli mi?

Birden fazla uzmanın çalıştığı, cihaz ya da oda paylaşan ve işlem başına yüksek ücret alan her merkez için faydalıdır. Çakışmaları önler, kaporayı ve paketi düzenler, hatırlatma ile gelmeyen randevuyu azaltır.

Kapora nasıl alınır, kartla ödeme var mı?

Müşteri online randevu alırken IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler. Sen Kapora sayfasından dekontu onaylarsın. Kartla online kapora tahsilatı şu an yok. Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır.

Kapora ödemeyen müşterinin saati ne olur?

Saat 30 dakika boyunca müşteri için tutulur. Bu sürede dekont yüklenmezse saat yeniden açılır ve başka müşteri alabilir.

Lazer epilasyon paketini nasıl takip ederim?

Müşteri satırındaki Paketler düğmesinden hizmeti ve seans adedini girerek paketi satarsın. Her seans Tamamlandı olarak işaretlendikçe bir hak düşer. Paket takibi Pro ve Premium paketlerinde yer alır.

Önce sonra fotoğraflarını sisteme koyabilir miyim?

Evet. Müşterinin Geçmiş penceresindeki Notlar sekmesinde nota fotoğraf ekleyebilirsin, boyut sınırı 2 MB. Fotoğrafı yalnızca müşterinin açık onayıyla sakla ve notlara erişimi Yetkiler sekmesinden kısıt.

Müşteri bilgileri KVKK'ya uygun saklanır mı?

Sistem, notlara kimlerin erişebileceğini sınırlamana izin verir. Hangi verinin ne kadar süre saklanacağı ve müşterinin nasıl aydınlatılacağı ise işletmenin sorumluluğundadır. Ayrıntı için KVKK rehberine bak.

Sonuç

Estetik merkezinde randevu sistemi, pahalı ve uzun işlemleri koruyan bir düzen kurmak için var. İşlemleri gerçek süreyle tanımla, uzmanlara yalnızca verdikleri işlemleri ata, kaporayı hizmet bazında kullan, seans paketini son kullanma tarihiyle sat ve hassas müşteri notlarını kontrol altında tut. Hatırlatmalar açıksa hem gelmeyen randevu sayısı hem de boş kalan oda ve cihaz saati azalır.

Sektöre özel özellikler için estetik merkezi çözüm sayfasına bakabilirsin. Paket ve kaporanın hangi fiyat paketinde olduğunu fiyatlar sayfasından kontrol et. Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin.