Veteriner Kliniği Online Randevu Sistemi

Veteriner kliniği için online randevu sistemi kurmanın yolu şu: her veteriner hekimi ayrı personel olarak ekle, muayene, aşı ve ameliyat gibi işlemleri gerçek süreyle tanımla, ameliyat gibi uzun işlemlerde kapora iste ve hasta sahibine randevu öncesi hatırlatma gönder. Veteriner kliniğinde hasta konuşamaz, sahibi onun adına randevu alır, aşı ve kontrol tarihleri düzenli geri döner ve bazı vakalar planlanamaz. Bu yüzden iyi bir randevu düzeni, hem planlı işleri hem de acil vaka payını birlikte düşünür.

Bu rehber, tek hekimli bir poliklinikten üç dört hekimli bir veteriner hastanesine kadar uyarlanabilecek bir kurulumu anlatıyor. Panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Dürüst bir not: Rezervlepro hayvan profili ya da otomatik aşı takvimi tutmaz. Bu eksikleri mevcut özelliklerle nasıl kapatacağını da aşağıda anlatıyorum.

Veteriner kliniğinde randevu neden farklı?

Bir insan kliniğiyle karşılaştırınca dört fark kurulumu etkiler.

• Randevuyu alan kişi hasta değil, hasta sahibidir. Sistemde müşteri sahibidir, hayvan ise notlarda yaşar.
• Tek bir sahip aynı anda birden fazla hayvanla gelebilir.
• Aşı, kontrol ve kısırlaştırma sonrası pansuman gibi tarihler belirli aralıklarla geri döner ve takibi unutulursa tedavi aksar.
• Acil vakalar önceden planlanamaz, günün akışını bozar.

Bu dört fark, veteriner kliniğinde randevu sisteminden beklentiyi de değiştirir. Sistemin işi hekimin yerine karar vermek değildir. İşi, planlanabilen her şeyi takvime oturtmak ve planlanamayanlar için yer bırakmaktır. Kuruluma bu gözle yaklaşırsan hangi özelliği ne için kullanacağın netleşir: hizmetler süreyi, personel atamaları doğru hekimi, notlar hayvanın geçmişini, hatırlatma ise sahibin unutkanlığını yönetir.

Adım 1: Hizmetleri hayvanın ihtiyacına göre tanımla

Hizmetler sayfasında Hizmet Ekle düğmesiyle her işlemi ayrı hizmet olarak gir. Tipik bir liste şöyle olabilir:

• Genel muayene: 20 dakika
• Aşı: 15 dakika
• Kontrol: 15 dakika
• Diş taşı temizliği: 45 dakika
• Kısırlaştırma ameliyatı: 120 dakika
• Tıraş ve bakım: 60 dakika

Bunlar örnektir, kendi sürelerini yaz. Süreyi belirlerken muayene masasının temizlenmesi ve hasta dosyasının yazılması süresini de ekle, aksi halde takvim hekimi gerçekte olduğundan daha boş gösterir.

İki hayvanla gelen sahipler için pratik bir çözüm var: Ekstra işlem. Hizmet eklerken Ekstra işlem kutusunu işaretle, adını "İkinci hayvan muayenesi" koy, süre olarak 15 dakika ve uygun bir fiyat gir, muayene ve aşı hizmetlerine bağla. Sahip online randevu alırken bu ekstrayı seçer, süre ve fiyat toplama eklenir ve takvimde hekim için yeterli süre ayrılır. İkinci hayvan için ekstra süre gerekmiyorsa süre alanına 0 yazabilirsin.

Hizmetleri kategorilere ayırırsan sahip online sayfada önce kategoriyi, sonra hizmeti seçer. Muayene ve Aşı, Cerrahi, Bakım gibi başlıklar uzun bir hizmet listesinin kaybolmasını önler.

Adım 2: Her hekimi ve teknisyeni ayrı personel olarak ekle

Personel sayfasında Personel Ekle ile klinikteki herkesi ekle. Personel detayında Personel Bilgileri sekmesinde Verdiği Hizmetler bölümünden her kişinin yaptığı işlemleri işaretle. Ameliyatı yalnızca bir hekim yapıyorsa ameliyat hizmetini sadece ona ata. Bir hizmeti en az bir personele atadığında o hizmeti yalnızca atananlar verir. Bu yüzden atama yapmaya başladıysan hizmetlerin tamamını gözden geçir, yoksa sahip bir hekimi o işlem için seçemez.

Çalışma Saatleri sekmesinde her kişinin gün ve saatlerini gir. Nöbet düzeni ya da belirli günlerde farklı saatlerde çalışan hekimler için burada ayrı program kurabilirsin. İzin ve kongre gibi kapalı zamanları aynı sayfadan ekleyebilir, resmi tatilleri Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesinden yönetebilirsin.

Adım 3: Acil vakalar için takvimde pay bırak

Veteriner kliniğinin en büyük randevu sorunu, acil gelen vakanın planlı randevuları geciktirmesidir. Bu sorunu tamamen yok etmek mümkün değil, ama azaltmak mümkün. İki pratik yol var:

• Gün içinde belirli saatleri acil vakalara ayır. Hekimin takviminde o saatlere zaman bloğu ekle. Bu saatler online sayfada görünmez, sen gerektiğinde panelden Randevu Ekle ile o saate acil vakayı yazarsın.
• Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Takvim Zaman Aralıkları değerini hizmet sürene uygun seç. Muayene 20 dakikaysa 20 dakikalık ya da 10 dakikalık aralık, saatlerin boşa bölünmesini önler.

Bir randevu acil nedeniyle ertelenecekse müşteriyi arayıp yeni saat vermek en doğrusudur. Panelde randevunun saatini değiştirdiğinde Ayarlar sayfasındaki Mesajlar sekmesinde Randevu Güncellendiğinde Bilgi Mesajı Gönderilsin mi? seçeneği açıksa sahibe değişiklik mesajı gider.

Adım 4: Hayvan bilgisini müşteri notunda tut

Rezervlepro'da müşteri hasta sahibidir, hayvan için ayrı bir profil yoktur. Bu eksiği not alanıyla kapatabilirsin. Müşteriler sayfasında sahibin satırındaki Geçmiş düğmesine bas ve Notlar sekmesinde her hayvan için bir not aç. İyi bir hayvan notu şunları içerir:

• Adı, türü, cinsi ve yaşı
• Kronik hastalığı ya da kullandığı ilaç
• Son aşı tarihi ve bir sonraki planlanan tarih
• Hekimin dikkat edilmesini istediği not, örneğin huysuz ya da hassas bir hasta olduğu

Bir hayvanın ilaç ya da malzemeye alerjisi varsa notu Alerji notu olarak işaretle, liste içinde öne çıkar ve muayene öncesi gözden kaçmaz. Notları sonradan düzenleyebilir, gerekirse silebilirsin. Aynı sahibin birden fazla hayvanı varsa her hayvan için ayrı bir not yaz ki notlar karışmasın.

Online randevu formunda sahip için bir Not alanı da bulunur, yaklaşık 240 karakter alır. Müşterilerine randevu alırken hayvanın adını ve türünü bu alana yazmalarını söyle. Bu bilgi randevu ile birlikte sana ulaşır ve hazırlık yapmanı kolaylaştırır.

Adım 5: Aşı ve kontrol takibini düzene sok

Rezervlepro aşı takvimini kendisi hesaplamaz. Hangi hayvana hangi aşının ne zaman yapılacağını bilen sensin. Ama sistem bu tarihlerin kaçmaması için üç iş yapar.

1. Aşı yapıldığında bir sonraki aşı ya da kontrol için hemen yeni randevu aç. Takvim sayfasında Randevu Ekle ile sahibi, hizmeti, hekimi, tarihi ve saati seç. Sahibe onay ve hatırlatma mesajı kendiliğinden gider.
2. Yavru aşı serisi gibi düzenli aralıklı randevular için Tekrar alanını kullan. Seçenekler her hafta, iki haftada bir ve her ay. Üç haftada bir gibi bir aralık yok, o durumda tarihleri tek tek planla. Bu alan görünmüyorsa Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Tekrar Eden Randevular Veriyor musunuz? seçeneğini aç.
3. Bir sonraki aşı tarihini hayvanın notuna yaz. Sahip aradığında ya da geldiğinde not seni hatırlatır.

Kısırlaştırma ya da ameliyat sonrası kontrol randevusu da aynı mantıkla ameliyat günü açılır. Böylece sahip ameliyat sonrası kontrolü unutmaz.

Adım 6: Birden fazla hekimin olduğu kliniklerde çakışmayı önle

Birden fazla hekimin çalıştığı klinikte aynı hekime aynı saatte iki randevu açılamaz, çünkü takvim her hekimin doluluğunu ayrı izler. Sahip online randevu alırken hizmeti seçtikten sonra o hizmeti veren hekimlerden birini seçer ve yalnızca o hekimin boş saatlerini görür. Ameliyat gibi yalnızca belirli bir hekimin yaptığı işlemlerde yalnızca o hekim listelenir.

Adım 7: Ameliyat ve yüksek maliyetli işlemlerde kapora iste

Kısırlaştırma, diş ameliyatı ve benzeri işlemler hem uzun sürer hem de ameliyathaneyi ve ekibi bağlar. Randevuya gelmeyen bir sahip hem boş kalan saati hem de hazırlanan malzemeyi demektir. Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır. Hizmeti eklerken ya da düzenlerken kapora türünü yüzde ya da sabit tutar olarak seçersin. Kapora alanını boş ya da 0 bırakırsan kapora istenmez.

Akış şöyle işler: sahip online sayfadan kapora gerektiren hizmeti seçer, seçtiği saat 30 dakika boyunca onun için tutulur, işletmenin IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler. Sen Kapora sayfasında dekontu kontrol edip onaylarsın. IBAN bilgisini Ayarlar sayfasındaki Ödeme Altyapısı sekmesinde girersin. Kartla online kapora tahsilatı şu an yok.

Muayene ve aşı gibi kısa ve ucuz işlemlerde kapora istemek sahibi caydırabilir. Hizmet bazında karar vermek bu yüzden önemlidir. Kapora politikası metnini yazarken kapora politikası örnek metinlerinden yararlanabilirsin.

Adım 8: Hatırlatma ve iptal bağlantısını aç

Veteriner kliniğinde aşı ve kontrol randevuları haftalar önce alındığı için unutulur. Ayarlar sayfasında Mesajlar sekmesindeki Müşteriler bölümünden mesaj kanalını WhatsApp ya da e-posta olarak seç, onay mesajını ve hatırlatma mesajını aç, hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini yaz. Bir gün öncesi (24 saat) pratik bir başlangıçtır. SMS seçeneği şu an hazırlık aşamasındadır.

Onay mesajındaki iptal bağlantısı, sahibin gelemeyeceğini hemen bildirmesini sağlar. Saat boşalınca Plus ve üzeri paketlerdeki Bekleme Listesi özelliği, o saati bekleyen başka bir sahibe otomatik teklif edebilir. Hatırlatma kanallarının farkını hatırlatma mesajları rehberinden okuyabilirsin.

Örnek: iki hekimli bir klinikte bir günün planı

İki hekimli bir kliniği düşün. Hekim A hem muayene hem ameliyat yapıyor, Hekim B yalnızca muayene ve aşı yapıyor. Sabah 10:00 ile 12:00 arasını Hekim A ameliyatlara ayırıyor ve bu saatlerde takvimine zaman bloğu koymuyor, çünkü kısırlaştırma randevuları o saatlerde alınıyor. Öğleden sonra 15:00 ile 16:00 arası ise iki hekimde de acil vakalar için zaman bloğuyla kapatılıyor.

Bu kurulumda sahip online sayfadan muayene randevusu aldığında sistem her iki hekimin boş saatlerini gösterir. Kısırlaştırma seçtiğinde yalnızca Hekim A görünür. 15:00 ile 16:00 arası hiç görünmez, acil vaka geldiğinde ise sen bu saate panelden randevu ekleyebilirsin. Hiç acil vaka gelmezse o saati serbest bırakabilir ya da tek seferlik randevuyla doldurabilirsin. Küçük bir ayar, günün sonunda gecikmeyi belirgin biçimde azaltır.

Adım 9: Yayına almadan test et

Online randevu bağlantını kendi telefonundan aç ve sahip gibi randevu al. Şunlara bak:

• Hizmet listesi anlaşılır mı, süreler ve fiyatlar doğru mu?
• Doğru hekim doğru işlemlerde görünüyor mu?
• Onay mesajı geldi mi ve iptal bağlantısı çalışıyor mu?
• Kapora gerektiren hizmette IBAN bilgisi görünüyor mu?

Sonra test randevularını iptal et. Bağlantıyı Google İşletme Profiline, Instagram biyografine ve klinik girişindeki QR koda ekle.

Veteriner kliniklerinde sık yapılan hatalar

• Hayvan bilgisini hiçbir yere yazmamak. Notları kullanmazsan her gelişte aynı soruları tekrar sorarsın.
• Her işleme aynı süreyi vermek. Aşı ile diş ameliyatı aynı sürede bitmez.
• Acil vakalar için hiç pay bırakmamak. Planlı randevular sürekli gecikir.
• Kapora politikasını her hizmete uygulamak. Kısa işlemlerde sahibi caydırır.
• Hatırlatmayı kapalı bırakmak. Haftalar önce alınan aşı randevuları en sık unutulanlardır.

Kurulum kontrol listesi

• Hizmetler gerçek süre ve fiyatla eklendi, ikinci hayvan için ekstra işlem tanımlandı
• Hekimler ve teknisyenler personel olarak eklendi, verdikleri işlemler işaretlendi
• Çalışma saatleri, izinler ve tatil günleri girildi
• Acil vakalar için takvimde pay bırakıldı
• Hayvan bilgileri not olarak girilmeye başlandı, alerji notları işaretlendi
• Ameliyat gibi işlemlerde kapora ve IBAN ayarlandı
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Test randevusu alındı ve iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

Veteriner kliniği için online randevu sistemi gerekli mi?

Birden fazla hekimin çalıştığı ya da telefonla randevu koordine etmenin hekimin zamanını yediği her klinik için faydalıdır. Çakışmayı önler, aşı ve kontrol randevularını hatırlatır ve sahibin randevuyu günün her saati alabilmesini sağlar.

Hayvan için ayrı profil tutabilir miyim?

Rezervlepro'da hayvan profili yoktur. Müşteri hasta sahibidir ve hayvan bilgilerini müşterinin Notlar sekmesinde tutarsın. Her hayvan için ayrı not yazmak dosyayı düzenli tutar.

Aşı takvimi otomatik hesaplanır mı?

Hayır. Sistem aşı tarihini kendisi hesaplamaz. Aşı yapıldığında bir sonraki aşı için yeni randevu açarsın ve hatırlatma bu randevu için gider. Düzenli aralıklı seriler için tekrar eden randevuyu kullanabilirsin.

İki hayvanla gelen sahibi nasıl yönetirim?

İkinci hayvan için ekstra işlem tanımlayabilirsin. Sahip online randevu alırken bu ekstrayı seçince süre ve fiyat randevuya eklenir. Bu şekilde hekim için yeterli süre ayrılır.

Acil vakaları randevu sistemi nasıl etkiler?

Sistem acil vakayı öngöremez ama sen günün belirli saatlerini zaman bloğuyla acil vakalara ayırabilirsin. Gerektiğinde panelden o saate vakayı yazarsın.

Ücretsiz mi?

Rezervlepro'da ücretsiz paketle başlayabilirsin, ücretsiz pakette aylık randevu sınırı vardır. Kapora gibi özelliklerin hangi pakette olduğunu fiyatlar sayfasından kontrol et.

Sonuç

Veteriner kliniğinde randevu sistemi, sahibin randevuyu kolay almasını ve hekimin gününü planlayabilmesini sağlamak için var. Hizmetleri gerçek süreyle tanımla, hekimlere yalnızca yaptıkları işlemleri ata, acil vakalar için takvimde pay bırak ve hayvan bilgisini notlarda düzenli tut. Ameliyat gibi işlemlerde kapora, aşı ve kontrol randevularında hatırlatma kullan. Rezervlepro hayvan profili ve otomatik aşı takvimi sunmuyor, ama bu iki eksiği notlar ve yeni randevu açma alışkanlığıyla kapatabilirsin.

Sektöre özel özellikler için veteriner kliniği çözüm sayfasına bakabilir, klinik, veteriner ve fizyoterapiyi birlikte ele alan genel rehberi okuyabilirsin.