Tırnak Stüdyosu Randevu Sistemi Nasıl Kurulur?

Tırnak stüdyosu için randevu sistemi kurmak için her nail artist'i ayrı personel olarak ekle, ana işlemleri gerçek süreyle tanımla, nail art gibi seansa eklenen işlemleri ekstra işlem olarak kur, uzun işlemlerde kapora iste ve randevu öncesi hatırlatma gönder. Tırnak stüdyosunda randevunun süresi müşteriye göre değişir: aynı manikür, nail art eklenince bir buçuk katına çıkabilir. Bu yüzden iyi bir randevu düzeni, ana işlemin süresini ve eklenen işlemin süresini ayrı yönetebilmelidir.

Bu rehber tek koltuklu bir stüdyodan birkaç artistin çalıştığı bir salona kadar uyarlanabilir. Panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir program kullanıyorsan da mantık aynı kalır, yalnızca menü adları değişir.

Tırnak stüdyosunda randevu neden farklı?

Üç özellik tırnak stüdyosunu diğer güzellik işletmelerinden ayırır.

• Süre değişkendir. Müşteri protez tırnak yaptırırken nail art, charm ya da French eklemek isteyebilir. Süre randevu anında belli olmazsa takvim sürekli kayar.
• Bakım aralığı düzenlidir. Jel ve protez tırnak üç dört haftada bir yenilenir. Müşteriyi bir sonraki randevuya çekmek, stüdyonun en kolay büyüme yoludur.
• Randevu kaçarsa saat geri gelmez. Bir buçuk saatlik bir işlem boş kalırsa o koltuk o saat boyunca gelir üretmemiş olur.

Adım 1: Ana işlemleri gerçek süreyle tanımla

Hizmetler sayfasında Hizmet Ekle düğmesiyle her ana işlemi ayrı hizmet olarak gir. Tipik bir liste şöyle olabilir:

• Manikür: 45 dakika
• Kalıcı oje: 45 dakika
• Jel güçlendirme: 45 dakika
• Protez tırnak: 90 dakika
• Jel çıkartma: 30 dakika
• Pedikür: 60 dakika

Bunlar örnektir, kendi sürelerini yaz. Süreyi belirlerken masanın hazırlanması, UV lamba bekleme süresi ve ellerin temizliğini de hesaba kat. Sistem süre dolana kadar artisti meşgul sayar.

Fiyatı kesin olmayan hizmetlerde Hizmet Ekle ekranındaki "…den başlayan fiyat" işaretini kullan. Bu işaret açıkken müşteri fiyatı "ve üzeri" etiketiyle görür. Örneğin protez tırnağı 2000 TL ve üzeri olarak gösterirsin, uzunluğa göre fiyat değişmesi müşteriyi şaşırtmaz.

Hizmetleri kategorilere ayırırsan müşteri online sayfada önce kategoriyi seçer. El Bakımı ve Ayak Bakımı gibi iki başlık, liste kalabalıklaştığında işleri kolaylaştırır.

Adım 2: Nail art, French ve charm gibi işlemleri ekstra işlem yap

Bu adım tırnak stüdyosu için kurulumun en önemli parçasıdır. Hizmet eklerken Ekstra işlem kutusunu işaretle, hangi ana hizmetlere eklenebileceğini seç. Ekstra işlem tek başına satılmaz, seçtiğin hizmetlerin üzerine eklenir. Örnek bir liste:

• Nail art: 30 dakika, 400 TL
• French: 15 dakika, 400 TL
• Ombre: 15 dakika, 300 TL
• Charm: 15 dakika, 100 TL ve üzeri
• İnci tozu: 15 dakika, 200 TL

Müşteri online randevu alırken ana hizmeti seçtikten sonra Ekstra İşlem Ekle adımında bu ekstraları seçebilir. Süre ve fiyat toplamaya eklenir ve müsait saatler toplam süreye göre gösterilir. Böylece 90 dakikalık protez tırnak ile 30 dakikalık nail art birlikte seçildiğinde müşteriye yalnızca iki saatlik boşluğu olan saatler çıkar. Müşteri hiçbir ekstra seçmek istemezse Ekstra istemiyorum, devam et düğmesiyle geçer.

Süre eklemeyen ekstralar için süre alanına 0 yazabilirsin. Örneğin renk seçimi ya da kalıcı ojeye basit bir parlatma işlemi seansı uzatmıyorsa ekstrayı 0 dakika ve belirli bir fiyatla tanımlarsın. Böyle bir ekstra seçildiğinde fiyat toplama eklenir, süre değişmez ve diğer randevuların saatleri kapanmaz.

Bir nail art'ı yalnızca bazı artistlerin yaptığını biliyorsan ekstra işlemi yalnızca o artistlere ata. Müşteri randevu alırken ekstra işlemi veremeyen artist seçeneklerde görünmez.

Adım 3: Her artisti ayrı personel olarak ekle

Personel sayfasında Personel Ekle ile her nail artist'i ekle. Personel detayındaki Personel Bilgileri sekmesinde Verdiği Hizmetler bölümünden artistin yaptığı ana işlemleri ve ekstraları işaretle. Bir hizmeti en az bir personele atadığında o hizmeti yalnızca atananlar verir. Bu yüzden atama yapmaya başladıysan her artistin hizmetlerini eksiksiz işaretle.

Çalışma Saatleri sekmesinde her artistin gün ve saatlerini gir. Merkezin genel saatleri Şubeler sayfasında, bayram ve toplu kapanış günleri Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesinde yönetilir. Müşteri online sayfada ana işlemi ve ekstrayı seçtikten sonra o işlemleri verebilen artistlerden birini seçer ve yalnızca o artistin boş saatlerini görür.

Adım 4: Takvim aralığını işine göre seç

Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Takvim Zaman Aralıkları alanı, online sayfada hangi sıklıkla saat gösterileceğini belirler. Tırnak stüdyosunda süreler 30 ile 120 dakika arasında değiştiği için 30 dakikalık aralık çoğu stüdyo için en esnek seçimdir. Aralığı büyütürsen saatler seyrelir ve boşluklar oluşabilir, küçültürsen müşteri daha çok seçenek görür. Şunu da hatırla: aralık yalnızca gösterilen başlangıç saatlerini belirler, işlemin süresini değil.

Mesai bitimine yakın uzun işlemler için Mesai Bitişinden Sonra Biten Randevulara İzin Ver seçeneği de var. Açıksa uzun bir işlem mesai bitişinden önce başlıyorsa alınabilir ve artist işlemi bitirene kadar kalır. Örneğin mesai 19:00'da bitiyorsa 18:00'e iki saatlik bir işlem verilebilir. Kapalıysa işlemin tamamı mesai içinde bitmelidir.

Adım 5: Koltukta müşteri yeni bir işlem isterse

Müşteri koltuğa oturduktan sonra "bir de nail art yapalım" diyebilir. Bu, tırnak stüdyosunda her gün yaşanan bir durumdur ve süre uzar. Rezervlepro bunu takvimde yönetir. Panelde ilgili randevunun menüsünden Ekstra işlem ekle seçeneğini aç. Açılan pencerede müşterinin istediği ekstrayı seç.

Seçimi yaptığında sistem etkiyi önceden hesaplar ve gösterir:

• Eklenen süre ve fiyat, örneğin "+30 dk · +400 TL"
• Randevunun yeni bitiş saati
• Aynı artistin hemen ardından gelen randevular varsa hangilerinin kaç dakika ileri alınacağı

Sıradaki randevular etkilenmiyorsa pencerede "Sıradaki randevuları etkilemiyor" yazar. Etkileniyorlarsa her biri için eski ve yeni saat listelenir ve Ekle ve kaç müşteriye haber ver düğmesiyle onaylarsın. Etkilenen müşterilere yeni saatleri mesajla bildirilir, böylece kapıda şaşkın bir müşteri beklemez.

Sistemin sınırlarını bil: ekstra işlemi vermeyen bir artistin randevusuna o ekstra eklenemez, pencerede "bu personel vermiyor" uyarısı çıkar. Uzayan randevu ya da ileri alınan randevular artistin iznine ya da çalışma saatinin dışına taşıyorsa ekleme yapılmaz. Tamamlanmış ya da iptal edilmiş randevulara da ekstra eklenemez. Süresi 0 olan bir ekstra eklendiğinde ise randevu uzamaz ve hiçbir randevu ileri alınmaz.

Adım 6: Uzun işlemlerde kapora iste

Protez tırnak gibi bir buçuk saatlik işlemlerde randevu kaçarsa koltuk boş kalır. Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır. Hizmeti eklerken ya da düzenlerken kapora türünü yüzde ya da sabit tutar olarak seç. Kapora alanını boş ya da 0 bırakırsan kapora istenmez. Kısa işlemlerde, örneğin jel çıkartmada, kapora istemek müşteriyi caydırabilir, bu yüzden hizmet bazında karar ver.

Akış şöyle işler: müşteri online sayfadan kapora gerektiren hizmeti seçer, seçtiği saat 30 dakika boyunca onun için tutulur, işletmenin IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler. Sen Kapora sayfasında dekontu kontrol edip onaylarsın. IBAN bilgisini Ayarlar sayfasındaki Ödeme Altyapısı sekmesinde girersin. Kartla online kapora tahsilatı şu an yok. Kaporanın nasıl yazılacağı için kapora politikası örnek metinlerine bakabilirsin.

Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Kaporayı Sadece Riskli Müşteriden Al seçeneği de var. Açıksa kapora yalnızca geçmişte sık gelmeyen müşterilerden istenir. Düzenli ve güvenilir müşterilerin sürtünmesiz randevu alması, kapora politikasının doğru kullanımıdır.

Adım 7: Bakım aralığına göre hatırlatma kur

Tırnak bakımı üç dört haftada bir yenilenir. Hatırlatma mesajı iki iş görür: randevunun unutulmasını önler ve bakım zamanı geldiğini müşteriye hissettirir.

Ayarlar sayfasında Mesajlar sekmesindeki Müşteriler bölümünden mesaj kanalını WhatsApp ya da e-posta olarak seç, onay mesajını ve hatırlatma mesajını aç, hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini yaz. Tırnak randevuları için 24 saat önce uygun bir başlangıçtır. SMS seçeneği şu an hazırlık aşamasındadır. Onay mesajındaki iptal bağlantısı, müşterinin gelemeyeceğini erken bildirmesini sağlar. Saat boşalınca Plus ve üzeri paketlerdeki Bekleme Listesi, boşalan saati bekleyen başka bir müşteriye otomatik teklif eder. Kanalların farkı için hatırlatma mesajları rehberine bakabilirsin.

Düzenli müşteriyi bir sonraki bakıma çekmek için tekrar eden randevuyu kullan. Takvim sayfasında Randevu Ekle ekranında Tekrar alanında Her hafta, İki haftada bir ve Her ay seçenekleri var. Üç haftada bir gibi bir aralık yoktur. Tırnak bakımı için en yakın seçenek Her ay ya da İki haftada birdir. Müşteri tam üç haftalık bir aralık istiyorsa randevuları müşteriyle birlikte tek tek planla. Tekrar alanı görünmüyorsa Uygulama Ayarları sekmesinde Tekrar Eden Randevular Veriyor musunuz? seçeneğini aç.

Adım 8: Müşteri notu, alerji ve çalışma fotoğrafları

Müşteriler sayfasında müşterinin satırındaki Geçmiş düğmesine bas ve Notlar sekmesine geç. Tırnak stüdyosunda işe yarayan bir not şunları içerir:

• Tırnak şekli ve uzunluk tercihi
• Sık kullanılan renk ya da ürün kodu
• Hassas tırnak ya da tırnak mantarı gibi dikkat edilecek durumlar
• Bir sonraki bakımda yapılacak iş

Akrilik, jel ya da lateks gibi bir malzemeye alerjisi olan müşterinin notunu Alerji notu olarak işaretle. Bu not listede öne çıkar ve işleme başlamadan önce gözden kaçmaz. Notlara çalışma fotoğrafı da ekleyebilirsin, boyut sınırı 2 MB. Fotoğrafı yalnızca müşterinin onayıyla sakla. Notları sonradan düzenleyebilir ya da silebilirsin.

Müşteri sadakatini artırmak için Ayarlar sayfasındaki Sadakat Programı sekmesinden puan sistemini açabilirsin. Ayrıntı için sadakat programı yazımıza bak.

Adım 9: Yayına almadan önce test et

Online randevu bağlantını kendi telefonundan aç ve müşteri gibi randevu al. Ekstra seçip seçmeden iki kez dene ve şunlara bak:

• Ana işlem ile ekstra seçildiğinde süre ve fiyat toplamı doğru mu?
• Ekstra seçilince müsait saatler gerçekten kısalıyor mu?
• Doğru artistler doğru işlemlerde görünüyor mu?
• Onay mesajı geldi mi, iptal bağlantısı çalışıyor mu?

Sonra test randevularını panelden iptal et. Bağlantıyı Instagram biyografine, Google İşletme Profiline ve WhatsApp mesajlarına ekle. Ayrıntı için Instagram'dan randevu nasıl alınır rehberine bak.

Tırnak stüdyolarının sık yaptığı hatalar

• Nail art'ı ayrı bir ana hizmet olarak tanımlamak. Müşteri tek başına nail art randevusu alabilir ve süre karışır. Ekstra işlem olarak tanımla.
• Ekstra süresini hiç girmemek. Müsait saatler gerçekte olduğundan geniş görünür ve takvim kayar.
• Ekstra işlemi tüm artistlere atamak. Her artist her işlemi yapmıyorsa yalnızca yapabilenlere ata.
• Aralığı çok büyük tutmak. Saatler seyrelir ve boş zaman oluşur.
• Kapora politikasını her işleme uygulamak.

Kurulum kontrol listesi

• Ana işlemler gerçek süre ve fiyatla eklendi, değişken fiyatlı işlemlerde başlayan fiyat etiketi kullanıldı
• Nail art, French, charm gibi işlemler ekstra işlem olarak tanımlandı
• Artistler personel olarak eklendi, verdikleri işlemler ve ekstralar işaretlendi
• Takvim aralığı ve mesai bitimi ayarı gözden geçirildi
• Uzun işlemlerde kapora ve IBAN ayarlandı
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Müşteri notu ve alerji işareti kullanımı oturtuldu
• Test randevusu ekstra ile ve ekstrasız alındı, sonra iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

Tırnak stüdyosu için randevu sistemi gerekli mi?

Birden fazla artistin çalıştığı ya da randevuyu mesajla koordine etmenin zamanını yediği her stüdyo için faydalıdır. Çakışmayı önler, hatırlatma ile gelmeyen müşteriyi azaltır ve müşterinin randevuyu günün her saati alabilmesini sağlar.

Nail art gibi ek işlemlerin süresini nasıl yönetirim?

Nail art'ı ekstra işlem olarak tanımla ve süresini gir. Müşteri online randevu alırken ana işlemin yanına ekstrayı seçince süre ve fiyat toplanır, müsait saatler toplam süreye göre gösterilir. Süre eklemeyen bir ekstra için süre alanına 0 yazabilirsin.

Müşteri koltukta yeni bir işlem isterse ne olur?

Panelde randevunun menüsünden Ekstra işlem ekle seçeneğini kullanırsın. Sistem etkiyi gösterir: süre uzar, sıradaki randevular çakışıyorsa ileri alınır ve etkilenen müşterilere yeni saatleri mesajla bildirilir. Süre eklemeyen bir ekstra hiçbir randevuyu etkilemez.

Fiyatı belli olmayan işlemleri nasıl gösteririm?

Hizmeti eklerken "…den başlayan" fiyat işaretini aç. Müşteri fiyatı "ve üzeri" etiketiyle görür. Charm ve protez tırnak gibi fiyatı uzunluğa göre değişen işlemlerde işe yarar.

Kapora nasıl alınır?

Müşteri online randevu alırken IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler. Sen Kapora sayfasında dekontu onaylarsın. Kartla online kapora tahsilatı şu an yok. Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır.

Ücretsiz mi?

Rezervlepro'da ücretsiz paketle başlayabilirsin, ücretsiz pakette aylık randevu sınırı vardır. Hangi özelliğin hangi pakette olduğunu fiyatlar sayfasından kontrol et.

Sonuç

Tırnak stüdyosunda randevu sistemi, değişken süreyi ve düzenli bakım aralığını yönetmek için var. Ana işlemleri gerçek süreyle tanımla, nail art gibi eklentileri ekstra işlem yap, artistlere yalnızca yaptıkları işlemleri ata, uzun işlemlerde kapora iste ve hatırlatmayı aç. Müşteri koltukta yeni işlem isterse sistem süreyi uzatır ve sıradaki müşterilere haber verir.

Sektöre özel özellikleri görmek için tırnak stüdyosu çözüm sayfasına bakabilir, diyetisyen ve tırnak stüdyolarının ortak zorluklarını anlatan yazımızı okuyabilirsin. Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin.