Fizyoterapi Randevu Sistemi ve Seans Takibi

Fizyoterapi merkezinde randevu sistemi kurmak için her fizyoterapisti ayrı personel olarak eklemen, seans türlerini gerçek süreyle tanımlaman ve düzenli gelen hastalar için seans paketi ile tekrar eden randevuyu birlikte kullanman yeterli. Fizyoterapide hasta genelde tek bir seans için değil, birkaç hafta boyunca haftada iki üç kez geliyor. Bu yüzden asıl iş tek tek randevu almak değil, bir tedavi planını takvime ve seans hakkına çevirmek.

Bu rehber, bir ya da birkaç fizyoterapistin çalıştığı bir merkez için kurulumu Rezervlepro panelindeki adımlarla anlatıyor. Başka bir randevu programı kullanıyorsan da mantık aynı kalır, yalnızca menü adları değişir.

Fizyoterapide randevu neden diğer sektörlerden farklı çalışır?

Bir kuaförde müşteri ayda bir gelir ve her gelişi bağımsız bir randevudur. Fizyoterapide ise hasta bir tedavi planının içindedir. Bu fark kurulumu dört yerde etkiler.

• Hasta tekrar tekrar gelir. On seanslık bir plan, takvimde on ayrı randevu demektir. Bunları tek tek elle açmak hem zaman alır hem de hata üretir.
• Seans hakkını takip etmek gerekir. Hasta on seanslık paket aldıysa kaç hakkı kaldığını hem sen hem hasta bilmeli.
• Gelmeyen seans iki kez kaybettirir. Hem o saat boş kalır hem de tedavi planı gecikir.
• Her seansın bir notu vardır. Hangi teknik uygulandı, hasta nasıl tepki verdi, sonraki seansta ne yapılacak sorularının cevabı tek yerde durmalı.

Bu dört noktayı baştan düşünerek kurarsan sistem seni yormaz, sekreterin ve fizyoterapistlerin işini kolaylaştırır.

Adım 1: Seans türlerini hizmet olarak tanımla

Panelde Hizmetler sayfasına git ve Hizmet Ekle düğmesine bas. Her seans türü için hizmet adı, süre ve fiyat gir. Fizyoterapi merkezi için tipik bir liste şöyle olabilir:

• İlk değerlendirme: 60 dakika
• Manuel terapi seansı: 45 dakika
• Egzersiz seansı: 45 dakika
• Elektroterapi ve ultrason: 30 dakika
• Kontrol seansı: 30 dakika

Bunlar örnektir, kendi sürelerini yaz. Süreyi belirlerken tek bir kuralı hatırla: sistem, bir seans boyunca fizyoterapisti meşgul sayar. Cihaz hazırlığı, yatağın düzenlenmesi ya da hastanın değerlendirme formunu doldurması için gerçekte 10 dakika harcıyorsan bunu süreye ekle. Süreyi kısa girersen takvim fizyoterapisti boş gösterir, hasta kapıda beklerken bir sonraki randevu gelir.

Seansa ek olarak yapılan, fakat ayrı satılmayan işlemler varsa bunları Ekstra işlem olarak tanımlayabilirsin. Hizmet eklerken Ekstra işlem kutusunu işaretleyip hangi hizmetlere eklenebileceğini seçersin. Kinezyo bantlama ya da kupa gibi bir işlem seansa fazladan süre eklemiyorsa süre alanına 0 yazabilirsin. Hasta online randevu alırken bu ekstrayı seçer, fiyat toplama eklenir, süre değişmez.

Müsait saatlerin hangi aralıklarla gösterileceğini Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinden, Takvim Zaman Aralıkları alanından belirlersin. Seansların 45 dakika sürüyorsa 15 dakikalık aralık işini görür. 60 dakikalık aralık seçersen 45 dakikalık seanslar saat başlarına dizilir ve her seans arasında 15 dakika kullanılamayan boşluk kalır.

Adım 2: Her fizyoterapisti ayrı personel olarak ekle

Personel sayfasında Personel Ekle düğmesiyle her fizyoterapisti ekle. Kaydettikten sonra personelin detay sayfasında dört sekme görürsün: Personel Bilgileri, Çalışma Saatleri, Performans ve Yetkiler.

Personel Bilgileri sekmesinde Verdiği Hizmetler bölümünden fizyoterapistin yaptığı seans türlerini işaretle. Burada önemli bir kural var: bir hizmeti en az bir personele atadığında o hizmeti yalnızca atanan personel verir. Atama yapmaya başladıysan her fizyoterapistin hizmetlerini eksiksiz işaretlemelisin. Bir hizmeti işaretlemeyi unutursan hasta o fizyoterapisti o seans için seçemez.

Çalışma Saatleri sekmesinde her fizyoterapistin gün ve saatlerini gir. Yarı zamanlı çalışan ya da belirli günlerde başka kurumda görev yapan birini burada ayrı bir programla tanımlarsın. Yıllık izin, kongre ya da rapor gibi tek seferlik kapalı zamanlar için aynı sayfada izin ya da zaman bloğu ekleyebilirsin. Merkezin genel açılış kapanış saatleri Şubeler sayfasından, resmi tatiller ve toplu kapanışlar Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesinden yönetilir.

Adım 3: Seans paketini tanımla ve sat

Düzenli gelen hastalar için en kullanışlı araç seans paketidir. Paket takibi Pro ve Premium paketlerinde yer alır. Önce Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Randevu Paketleri Oluşturup Takip Etmek İster misiniz? seçeneğinin açık olduğundan emin ol.

Paket satmak için Müşteriler sayfasında hastanın satırındaki Paketler düğmesine bas ve Yeni paket sat bölümünü doldur:

1. Hizmet alanından paketin hangi seans türü için olduğunu seç.
2. Seans Adedi alanına paketteki toplam seans sayısını yaz.
3. İstersen Son Kullanma Tarihi gir. Bu alan opsiyoneldir.
4. Paket Sat düğmesine bas.

Paket tek bir hizmete bağlıdır. Hastanın planı karışıksa, örneğin hem manuel terapi hem egzersiz içeriyorsa, en çok yapılacak seans türünü paketle, diğerlerini tek tek randevu olarak al.

Paketten seans nasıl düşer? Bu kuralları bilmek, hasta ile aranda tartışma çıkmasını önler:

• Randevuyu Tamamlandı olarak işaretlediğinde paketten bir hak düşer.
• Hasta gelmezse ve randevuyu Gelmedi olarak işaretlersen hak yine düşer, çünkü o saat başka hastaya verilemedi.
• Hasta randevusunu başlamasına 24 saatten az kala kendisi iptal ederse hak düşer. Daha erken iptal ederse düşmez.
• Randevuyu sen iptal edersen hak düşmez.
• Son kullanma tarihi geçmiş paketten hak düşmez.

Panelden paketle randevu açmak istersen Paketler penceresinde ilgili paketin yanındaki Kullan düğmesine bas, personel, tarih ve saat seç, Randevu Oluştur de. Randevu doğrudan o pakete bağlanır. Kalan hak paketin yanında "7/10 seans kaldı" şeklinde görünür ve hangi hakkın hangi randevuda, hangi fizyoterapistle kullanıldığı kullanım geçmişinde listelenir.

Paket satarken son kullanma tarihini tedavi planının bitişinden iki hafta sonrasına koymak pratik bir yöntemdir. Hasta bir iki seansı kaçırsa bile planını tamamlayabilir, paket de sonsuza kadar açık kalmaz.

Adım 4: Tekrar eden randevuyla tedavi planını bir seferde kur

On seanslık planı on kez elle girmek yerine Takvim sayfasında Randevu Ekle düğmesini kullan. Hastayı, hizmeti, fizyoterapisti, tarihi ve saati seçtikten sonra Tekrar alanına gel. Üç seçenek var: Her hafta, İki haftada bir ve Her ay. Kaç kez alanına kaç randevu oluşturulacağını yaz. Bu alan görünmüyorsa Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinden Tekrar Eden Randevular Veriyor musunuz? seçeneğini aç.

Haftada iki seans gereken bir hasta için seriyi iki kez kurarsın: bir kez pazartesi, bir kez perşembe günü başlayan, her hafta tekrar eden iki seri. Sistem fizyoterapistin izinli olduğu, merkezin kapalı olduğu ya da o saatte başka randevunun bulunduğu tarihleri atlar. İşlem sonunda kaç randevunun oluştuğunu ve hangilerinin atlandığını ekranda listeler, böylece atlanan tarihler için ayrıca saat bulabilirsin.

Tekrar eden seri ile seans paketi birbirini tamamlar. Seriyi kurarsın, her seans Tamamlandı olarak işaretlendikçe aynı hizmet için hastanın aktif paketinden bir hak düşer. Paketi ayrıca elle bağlamana gerek kalmaz.

Adım 5: Hasta notlarını seansın parçası yap

Müşteriler sayfasında hastanın satırındaki Geçmiş düğmesine bas. Randevu Geçmişi ve Notlar olmak üzere iki sekme açılır. Notlar sekmesinde her seans için not ekleyebilirsin. Fizyoterapi için işe yarayan bir not şu bilgileri içerir:

• Hastanın o günkü şikâyeti ve ağrı düzeyi
• Uygulanan teknik ve süre
• Verilen ev egzersizi
• Bir sonraki seansta yapılacaklar

Bir hastanın örneğin kinezyo bant alerjisi ya da bir cihaza karşı hassasiyeti varsa notu Alerji notu olarak işaretle. Bu not listede öne çıkar ve gözden kaçmaz. İstersen not içine fotoğraf da ekleyebilirsin, fotoğraf boyutu en fazla 2 MB olabilir. Bir notu sonradan düzenleyebilir ya da silebilirsin.

Hasta notları sağlık bilgisi içerdiği için kimlerin görebileceğini bilinçli belirle. Personelin detay sayfasındaki Yetkiler sekmesinde Müşteriler modülü için Göremesin, Görebilsin ya da düzenleme izni seçebilirsin. Rol bazlı yetki matrisi Premium pakette bulunur. Sağlık verisini nasıl saklayacağını planlarken işletmeler için KVKK rehberini da oku. Hastanın fotoğrafını not içinde saklamadan önce ondan açık onay almayı alışkanlık haline getir.

Adım 6: Hatırlatma, iptal bağlantısı ve gelmeme önlemi

Düzenli seanslarda hasta unutkanlığı doğrudan tedavi sürekliliğini bozar. Ayarlar sayfasında Mesajlar sekmesine, oradan Müşteriler bölümüne git ve şunları ayarla:

• Mesaj kanalı olarak WhatsApp ya da e-postayı seç. SMS seçeneği şu an hazırlık aşamasındadır.
• Randevu oluşunca onay mesajı gitmesini aç.
• Randevu tarihi ya da saati değişince bilgi mesajı gitmesini aç.
• Randevu hatırlatma mesajını aç ve kaç saat önce gideceğini yaz. Seanslar için 24 saat önce makul bir başlangıçtır.

Onay mesajında iptal bağlantısı da bulunur. Hasta gelemeyeceğini bu bağlantıdan bildirirse saat hemen boşalır. Plus ve üzeri paketlerde yer alan Bekleme Listesi özelliği ile boşalan saat, o saati bekleyen başka bir hastaya otomatik teklif edilebilir. WhatsApp hatırlatmasını adım adım kurmak için WhatsApp otomatik hatırlatma kurulumu rehberine bakabilirsin.

Sık gelmeyen hastaları görmek için Pro ve Premium paketlerinde Riskli Müşteriler sayfası var. Bu sayfa gelmeyen seans sayısını ve kaybedilen geliri gösterir. Kapora politikası kurmayı düşünüyorsan gelmedi oranı nasıl düşürülür rehberini oku. Paket satan merkezlerde ödeme zaten önceden alındığı için kapora çoğunlukla tek seanslık randevularda ve ilk değerlendirmede gündeme gelir.

Adım 7: Yayına geçmeden önce test et

Online randevu bağlantını kendi telefonundan aç ve bir hasta gibi randevu al. Şu noktalara bak:

• Seans listesinde süreler ve fiyatlar doğru mu?
• Hasta fizyoterapist seçtiğinde yalnızca o kişinin verdiği seanslar çıkıyor mu?
• Onay mesajı geldi mi ve iptal bağlantısı çalışıyor mu?
• Tekrar eden seri istediğin tarihlerde oluştu mu, atlanan tarih var mı?

Testten sonra deneme randevularını panelden iptal et ki takvimde boş yere yer tutmasınlar. Ardından bağlantıyı Google İşletme Profiline, Instagram biyografine ve WhatsApp Business mesajlarına ekle.

Fizyoterapi merkezlerinde sık yapılan hatalar

• Seans süresini hasta kapıda kalma süresiyle karıştırmak. Sistem fizyoterapistin meşgul olduğu süreyi bilmeli.
• Hizmetleri personele atamayı yarım bırakmak. Bir fizyoterapistin bazı seanslarda görünmemesinin en yaygın sebebi budur.
• Paketi her seans türü için tek bir kalem gibi düşünmek. Paket tek hizmete bağlıdır.
• Tekrar eden seriyi kurduktan sonra izin günlerini kontrol etmemek. Atlanan tarihleri sonuç ekranından mutlaka gözden geçir.
• Hasta notlarına gereğinden fazla kişinin erişmesine izin vermek.

Kurulum kontrol listesi

• Seans türleri gerçek süre ve fiyatla hizmet olarak eklendi
• Her fizyoterapist personel olarak eklendi ve verdiği seanslar işaretlendi
• Çalışma saatleri, izinler ve tatil günleri girildi
• Paket takibi ve tekrar eden randevu ayarları açıldı
• Hasta notu ve alerji işareti kullanımı ekibe anlatıldı, notlara erişim yetkisi gözden geçirildi
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Kendi telefonundan test randevusu alındı ve iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

Fizyoterapi merkezi için randevu sistemi gerekli mi?

Birden fazla fizyoterapistin çalıştığı ya da hastaların düzenli seansa geldiği her merkez için faydalıdır. Çakışmaları önler, seans hakkını takip eder ve hatırlatma ile gelmeyen seans sayısını azaltır. Tek kişilik ve az hastalı bir muayenehanede de en azından hatırlatma ve online randevu işini hafifletir.

Seans paketi nasıl takip edilir, kalan hak nerede görünür?

Müşteriler sayfasında hastanın satırındaki Paketler düğmesine basınca paketler ve kalan haklar listelenir. Kalan hak "7/10 seans kaldı" biçiminde görünür, kullanım geçmişinde hangi hakkın hangi randevuda kullanıldığı da yer alır. Paket takibi Pro ve Premium paketlerinde bulunur.

Hasta gelmezse paket hakkı düşer mi?

Randevuyu Gelmedi olarak işaretlersen hak düşer. Hasta randevusunu 24 saatten az kala kendisi iptal ederse de düşer. Daha erken iptal ederse ya da randevuyu sen iptal edersen hak düşmez.

Haftada üç seansı nasıl planlarım?

Tekrar eden randevu her seferinde tek bir haftanın gününü tekrarlar. Haftada üç seans için aynı hasta adına üç ayrı seri kurarsın, örneğin pazartesi, çarşamba ve cuma. Sistem çakışan ya da izinli günleri atlar ve sonuçta hangi randevuların oluşmadığını gösterir.

Hasta bilgilerini kimler görebilir?

Panele giriş yapan kişilerin neleri göreceğini Yetkiler sekmesinden belirlersin. Müşteriler modülünü göremesin olarak kapatırsan o personel hasta notlarını ve geçmişini görmez. Rol bazlı yetki matrisi Premium pakette yer alır.

Rezervlepro ücretsiz mi?

Ücretsiz paketle başlayabilirsin. Ücretsiz pakette aylık randevu sınırı vardır. Seans paketi takibi gibi özellikler Pro ve Premium paketlerinde olduğu için düzenli seans veren bir merkez için paket kapsamını fiyatlar sayfasından kontrol et.

Sonuç

Fizyoterapi merkezinde randevu sistemi, tedavi planını takvime dökmek için var. Seans türlerini gerçek süreyle tanımla, her fizyoterapisti ayrı personel olarak ekle ve verdiği hizmetleri eksiksiz işaretle. Düzenli hastalar için tekrar eden randevu ile seans paketini birlikte kullan, her seansın notunu tut ve hatırlatmaları aç. Bunlar yerindeyse hem boş kalan saat hem de unutulan seans sayısı belirgin biçimde azalır.

Sektöre özel özellikleri görmek için fizyoterapi merkezi çözüm sayfasına bakabilir, klinik, veteriner ve fizyoterapiyi birlikte ele alan genel rehberi okuyabilirsin. Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin.