Diyetisyen Online Randevu Sistemi Nasıl Kurulur?

Diyetisyen için online randevu sistemi kurmanın yolu şu: ilk görüşme ve kontrol seanslarını farklı sürelerle ayrı hizmet olarak tanımla, danışanın notlarını tek yerde tut, düzenli gelenler için kontrol paketi ve tekrar eden randevu kullan, ilk görüşmede kapora iste ve randevu öncesi hatırlatma gönder. Diyetisyenlikte danışan bir kez gelip gitmez, birkaç ay boyunca kontrole döner. Bu yüzden iyi bir randevu düzeni, ilk görüşmeyi kolaylaştırdığı kadar kontrol randevularının kaçmamasını da sağlar.

Bu rehber tek kişilik bir diyet ofisinden birkaç diyetisyenin çalıştığı bir merkeze kadar uyarlanabilir. Panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir randevu programı kullanıyorsan da mantık aynı kalır, yalnızca menü adları değişir.

Diyetisyenlikte randevu neden farklı?

Bir kuaförle karşılaştırınca üç fark kurulumu etkiler.

• İki tür randevu vardır. İlk görüşme uzun sürer ve ölçüm, anamnez, hedef belirleme içerir. Kontrol seansı kısadır ve ilerlemeyi değerlendirir. İkisini aynı süreyle tanımlamak ya ilk görüşmede acele ettirir ya da kontrolde boş zaman bırakır.
• Danışan bilgisi hassastır. Kilo, ölçüler, hastalık, ilaç ve besin alerjileri sağlık verisidir.
• Gelmeyen danışan hem randevuyu hem de plan sürekliliğini kaybettirir. Tedavi bir kez kopunca danışanın geri dönme ihtimali düşer.

Bu üç fark, diyetisyen ofisinde randevu sisteminin neden yalnızca bir takvim olmadığını gösterir. Danışanla uzun süreli bir ilişki kuruyorsun ve randevu sistemi bu ilişkinin düzenini taşıyor: ilk görüşmenin neden uzun olduğunu, kontrolün neden kısa tutulduğunu ve danışanın bir sonraki adımını hep görünür kılıyor. Kurulumu bu mantıkla yaparsan danışan da her randevuda ne olacağını bilir ve ofisin işleyişine güveni artar.

Adım 1: İlk görüşme ve kontrol seanslarını ayrı hizmetler olarak tanımla

Hizmetler sayfasında Hizmet Ekle düğmesiyle her randevu türünü ayrı hizmet olarak gir. Tipik bir liste şöyle olabilir:

• İlk görüşme ve vücut analizi: 60 dakika
• Kontrol görüşmesi: 30 dakika
• Hızlı ölçüm ve tartı kontrolü: 15 dakika
• Online ilk görüşme: 45 dakika
• Online kontrol görüşmesi: 20 dakika

Bunlar örnektir, kendi sürelerini yaz. Online görüşme yapıyorsan hizmet adında Online yazması, danışanın yanlış hizmeti seçmesini önler. Dürüst bir sınırı da bilmek gerekir: Rezervlepro görüşme bağlantısı üretmez. Online hizmet için randevu onaylandıktan sonra görüşme bağlantısını danışana kendin göndermelisin, örneğin WhatsApp üzerinden.

Süreyi belirlerken tartı ve ölçüm için gereken hazırlığı da hesaba kat. Sistem, süre dolana kadar diyetisyeni meşgul sayar. Hizmetleri kategorilere ayırırsan danışan online sayfada önce Yüz Yüze ya da Online kategorisini, sonra hizmeti seçer.

Ölçüm sonrası verilen ek işlemler varsa, örneğin bölgesel ölçü ya da vücut kompozisyon raporu, bunları Ekstra işlem olarak tanımlayabilirsin. Hizmet eklerken Ekstra işlem kutusunu işaretleyip hangi hizmetlere eklenebileceğini seçersin. Süre eklemeyen bir ekstra için süre alanına 0 yazabilirsin.

Adım 2: Diyetisyenleri personel olarak ekle ve çalışma saatlerini gir

Personel sayfasında Personel Ekle ile her diyetisyeni ekle. Personel detayındaki Personel Bilgileri sekmesinde Verdiği Hizmetler bölümünden kişinin yaptığı hizmetleri işaretle. Bir hizmeti en az bir personele atadığında o hizmeti yalnızca atananlar verir. Bu yüzden atama yapmaya başladıysan her diyetisyenin hizmetlerini eksiksiz işaretle.

Çalışma Saatleri sekmesinde gün ve saatleri gir. Online görüşme için akşam saatleri açmak istiyorsan bunu burada ayrı bir program olarak tanımlarsın. Resmi tatil ve izinler için Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesini ve personel detayındaki izin bloğu seçeneğini kullan. Birden fazla şubesi olan bir diyet merkezinde her şubenin çalışma saati Şubeler sayfasından yönetilir.

Takvimde 15 ya da 30 dakikalık aralıklar tercih ediyorsan Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinden Takvim Zaman Aralıkları alanını ayarla. Kontrol görüşmeleri 30 dakika, ilk görüşme 60 dakika sürüyorsa 30 dakikalık aralık işini görür.

Adım 3: Danışan notlarını düzenli tut

Müşteriler sayfasında danışanın satırındaki Geçmiş düğmesine bas ve Notlar sekmesine geç. Burada her görüşmenin notunu ekleyebilirsin. Diyetisyen için işe yarayan bir not şunları içerir:

• Görüşme tarihi, ölçümler (kilo, bel çevresi gibi) ve bir önceki görüşmeye göre değişim
• Hedef ve verilen program özeti
• Danışanın sorduğu ve cevap beklediği konular
• Bir sonraki görüşmede yapılacaklar

Besin alerjisi ya da intolerans bilgisini Alerji notu olarak işaretle. Gluten, laktoz, fındık gibi bir hassasiyet listede öne çıkar ve program yazarken gözden kaçmaz. Notları sonradan düzenleyebilir ya da silebilirsin. İstersen notlara fotoğraf da ekleyebilirsin, boyut sınırı 2 MB. Önce sonra fotoğrafı gibi görselleri yalnızca danışanın açık onayıyla sakla.

Danışan bilgisi sağlık verisi olduğu için notlara kimlerin erişebileceğini kısıtla. Personel detayındaki Yetkiler sekmesinden Müşteriler modülünü göremesin, görebilsin ya da düzenleyebilsin olarak ayarlarsın. Rol bazlı yetki matrisi Premium pakette bulunur. Verinin nasıl saklanacağını planlamak için işletmeler için KVKK rehberini oku.

Adım 4: Düzenli danışanlar için kontrol paketi ve tekrar eden randevu

Diyet programı genelde haftalık ya da iki haftalık kontrolle yürür. Bu düzeni iki araçla kolaylaştırabilirsin.

Önce paket: Paket takibi Pro ve Premium paketlerinde yer alır. Ayarlar sayfasındaki Uygulama Ayarları sekmesinde Randevu Paketleri Oluşturup Takip Etmek İster misiniz? seçeneğini aç. Müşteriler sayfasında danışanın satırındaki Paketler düğmesine bas, Yeni paket sat bölümünde hizmeti seç, seans adedini yaz, istersen son kullanma tarihi gir ve Paket Sat de. Örneğin "Kontrol görüşmesi" hizmetinden sekiz seanslık bir paket satabilirsin. Paket tek bir hizmete bağlıdır, ilk görüşmeyi paketin dışında tutarsın.

Paketten hak şu durumlarda düşer: randevu Tamamlandı olarak işaretlendiğinde, danışan gelmeyip Gelmedi işaretlendiğinde ve danışan randevusunu 24 saatten az kala kendisi iptal ettiğinde. Randevuyu sen iptal edersen hak düşmez. Kalan hak "5/8 seans kaldı" biçiminde görünür.

Sonra tekrar eden randevu: Takvim sayfasında Randevu Ekle ile danışanı ve kontrol hizmetini seç, Tekrar alanında Her hafta ya da İki haftada bir seç ve kaç kez tekrar edeceğini yaz. Sistem diyetisyenin izinli olduğu, ofisin kapalı olduğu ya da o saatte başka randevunun bulunduğu tarihleri atlar ve sonunda hangi randevuların oluşmadığını gösterir. Tekrar alanı görünmüyorsa Uygulama Ayarları sekmesinde Tekrar Eden Randevular Veriyor musunuz? seçeneğini aç.

Örnek: on iki haftalık bir danışan planı

Danışanın on iki haftalık bir programa başladığını düşün. Online sayfadan 60 dakikalık ilk görüşme randevusunu almış ve kaporayı yatırmış. Görüşmeden sonra sen Müşteriler sayfasında Paketler düğmesine basıp altı seanslık bir kontrol paketi satıyorsun, son kullanma tarihini on dördüncü haftaya koyuyorsun. Ardından Randevu Ekle ekranında kontrol görüşmesini seçip Tekrar alanında İki haftada bir, Kaç kez alanında 6 diyorsun.

Altı kontrol randevusu tek seferde takvime girmiş oluyor. Bir tarihte diyetisyenin izni ya da başka bir randevu varsa o tarih atlanıyor ve sonuç ekranında hangi tarihin atlandığını görüyorsun, o tarih için danışanla yeni bir saat belirliyorsun. Her kontrol Tamamlandı işaretlendikçe paketten bir hak düşüyor ve danışan kalan hakkını görebiliyor. Hepsi tek bir akışta ve ilk görüşmeden sonra yaklaşık beş dakikalık bir kurulumla bitiyor.

Adım 5: İlk görüşmede kapora iste

İlk görüşme uzundur ve danışan ilk kez geldiği için gelmeme riski daha yüksektir. Kapora özelliği Plus ve üzeri paketlerde yer alır. İlk görüşme hizmetini eklerken ya da düzenlerken kapora türünü yüzde ya da sabit tutar olarak seç. Kontrol görüşmeleri için kapora gerekmeyebilir, çünkü düzenli danışan randevusuna daha sadık gelir. Hizmet bazında karar vermek bu yüzden önemlidir.

Akış şöyle işler: danışan online sayfadan kapora gerektiren hizmeti seçer ve randevu alır. Seçtiği saat 30 dakika boyunca onun için tutulur. Danışan işletmenin IBAN bilgisini görür, havale ya da EFT yapar ve dekont fotoğrafını yükler. Sen Kapora sayfasında dekontu kontrol edip onaylarsın, randevu kesinleşir. IBAN bilgisini Ayarlar sayfasındaki Ödeme Altyapısı sekmesinde girersin. Kartla online kapora tahsilatı şu an yok. Kapora metni yazmak için kapora politikası örnek metinlerine bakabilirsin.

Adım 6: Hatırlatma, iptal bağlantısı ve danışan hesabı

Ayarlar sayfasında Mesajlar sekmesindeki Müşteriler bölümünden mesaj kanalını WhatsApp ya da e-posta olarak seç, onay mesajını ve hatırlatma mesajını aç, hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini yaz. Diyetisyen için 24 saat önce makul bir başlangıçtır. SMS seçeneği şu an hazırlık aşamasındadır. Kanalların farkı için hatırlatma mesajları rehberine bakabilirsin.

Onay mesajında iptal bağlantısı da bulunur. Danışan gelemeyeceğini bu bağlantıdan bildirirse saat boşalır. Plus ve üzeri paketlerde yer alan Bekleme Listesi, boşalan saati bekleyen başka bir danışana otomatik teklif eder.

Danışan istersen online sayfada bir müşteri hesabı da açabilir. Hesapla giriş yapan danışan Randevularım sayfasında randevularını görür ve paket almışsa kalan seans hakkını takip eder. Bu, hem sorulan "kaç seansım kaldı" mesajlarını azaltır hem de danışana kontrol hissi verir.

Adım 7: Randevu bağlantını doğru yerlere koy

Randevu bağlantın rezervlepro.com/ ve ardından işletme adresin biçimindedir. Bu bağlantıyı Instagram biyografine, Google İşletme Profiline ve WhatsApp Business otomatik mesajına ekle. Ayrıntı için Instagram'dan randevu nasıl alınır rehberine bak. Ayarlar sayfasındaki Profil Sayfası sekmesinden fotoğraf, kısa tanıtım ve Hakkımızda metnini doldur. Danışan randevu almadan önce kim olduğuna ve nasıl çalıştığına bakmak ister.

Adım 8: Yayına almadan önce test et

Bağlantıyı kendi telefonundan aç ve danışan gibi randevu al. Şunlara bak:

• İlk görüşme ve kontrol hizmetleri anlaşılır mı, süreler doğru mu?
• Online ve yüz yüze hizmetler birbirine karışmıyor mu?
• Kapora gerektiren hizmette IBAN görünüyor mu?
• Onay mesajı geldi mi ve iptal bağlantısı çalışıyor mu?

Sonra test randevularını panelden iptal et ve Kapora sayfasındaki bekleyen test kaydını temizle.

Diyetisyenlerin sık yaptığı hatalar

• İlk görüşme ile kontrolü aynı süreyle tanımlamak. Sonuçta ya ilk görüşmede acele edilir ya da kontrol uzar ve takvim kayar.
• Online hizmetin görüşme bağlantısını göndermeyi unutmak. Sistem bağlantı üretmez, bunu sen iletmelisin.
• Danışan notunu tutmayıp her kontrolde aynı soruları tekrar sormak.
• Kontrolleri tek tek elle girmek. Tekrar eden randevu bu işi bir seferde halleder.
• Hassas notlara herkesin erişmesine izin vermek.

Kurulum kontrol listesi

• İlk görüşme ve kontrol hizmetleri ayrı süre ve fiyatla eklendi
• Online ve yüz yüze hizmetler ayırt edilebilir şekilde adlandırıldı
• Diyetisyenler personel olarak eklendi, çalışma saatleri girildi
• Danışan notu ve alerji işareti kullanımı oturtuldu, erişim yetkisi gözden geçirildi
• Kontrol paketi ve tekrar eden randevu ayarları açıldı
• İlk görüşme için kapora ve IBAN ayarlandı
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Randevu bağlantısı Instagram ve Google profiline eklendi
• Test randevusu alındı ve iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

Diyetisyen için online randevu sistemi gerekli mi?

Randevuyu telefon ya da mesajla koordine etmek, özellikle ilk görüşme taleplerinde zaman kaybettirir. Online randevu, danışanın uygun saati kendisinin seçmesini sağlar, hatırlatma gönderir ve gelmeyen danışan sayısını azaltır. Tek kişilik ofislerde bile bu işleri hafifletir.

Online görüşme için randevu sistemi kullanabilir miyim?

Evet. Online görüşmeyi ayrı bir hizmet olarak tanımlayıp randevu alırsın. Rezervlepro görüşme bağlantısı oluşturmaz, bu yüzden randevu onaylandıktan sonra bağlantıyı danışana WhatsApp ya da e-postayla kendin göndermelisin.

Danışan notlarına kimler erişebilir?

Panele giriş yapan kişilerin neleri göreceğini Yetkiler sekmesinden belirlersin. Müşteriler modülünü göremesin olarak ayarlarsan o personel danışan notlarını görmez. Rol bazlı yetki matrisi Premium pakette yer alır.

Kontrol paketi nasıl çalışır?

Danışan için hizmet, seans adedi ve isteğe bağlı son kullanma tarihiyle paket satarsın. Her randevu Tamamlandı işaretlendikçe bir hak düşer. Danışan gelmezse ve Gelmedi işaretlenirse ya da 24 saatten az kala iptal ederse de hak düşer. Paket takibi Pro ve Premium paketlerinde yer alır.

Diyet programını sistemde saklayabilir miyim?

Rezervlepro bir diyet programı yazılımı değildir. Danışanın notlarına görüşme özeti ve program başlıklarını yazabilirsin, ama detaylı menü ve besin hesabı için ayrı bir araç kullanmaya devam edersin.

Ücretsiz mi?

Rezervlepro'da ücretsiz paketle başlayabilirsin, ücretsiz pakette aylık randevu sınırı vardır. Kapora ve paket takibinin hangi pakette olduğunu fiyatlar sayfasından kontrol et.

Sonuç

Diyetisyen için randevu sistemi, ilk görüşmeyi kolaylaştırmak ve kontrol randevularının kaçmamasını sağlamak için var. İlk görüşme ve kontrolü ayrı hizmetler olarak tanımla, danışan notunu düzenli tut, düzenli danışanlar için paket ve tekrar eden randevu kullan, ilk görüşmede kapora iste ve hatırlatmayı aç. Bu adımlar tamamsa hem gelmeyen danışan hem de telefonla randevu koordinasyonu için harcanan zaman belirgin biçimde azalır.

Sektöre özel özellikleri görmek için diyetisyen çözüm sayfasına bakabilir, diyetisyen ve tırnak stüdyolarının ortak zorluklarını anlatan yazımızı okuyabilirsin. Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin.