Spor Salonu ve PT Stüdyoları İçin Randevu Sistemi

Bir spor salonunda ya da PT stüdyosunda randevu sistemi kurmak için antrenörlerini ayrı personel olarak eklemen, seans hizmetlerini süre ve fiyatla tanımlaman ve üyelerinin online randevu linkiyle seans ayırtmasını sağlaman yeterli. Kurulum bir günden az sürer. PT'de asıl fark şu: üye genelde aynı antrenöre haftada birkaç kez geliyor ve çoğu zaman tek seans yerine seans paketi satın alıyor. Bu rehber, birebir PT hizmeti veren bir spor salonu ya da bağımsız PT stüdyosu için kurulumu anlatıyor.

Rehberdeki panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir randevu programı kullanıyorsan da mantık aynı kalır, sadece menü adları değişir.

PT'de randevu sistemi neden farklı çalışır?

Bir kuaförde müşteri ayda bir gelir, PT'de üye haftada iki üç kez geliyor. Bu fark kurulumu üç yerde etkiler.

• Tekrar oranı çok yüksek. Aynı üye aynı antrenöre haftalık düzenli geliyor. Personel geçmişi ve tekrarlayan randevu burada işe yarıyor.
• Seans genelde paket halinde satılıyor. Üye tek seans değil, 10 ya da 20 seanslık paket alıyor. Kalan seans sayısını elle takip etmek karışıklık çıkarır.
• Antrenörün kendi müsaitliği değişken. Bir antrenör sabah 7-11 çalışıp akşam başka bir işte olabilir, salonun genel saatinden bağımsız kendi programını tutması gerekir.

Bu üç noktayı baştan düşünerek kurarsan sistem seni yormaz, işini kolaylaştırır.

Adım 1: Hesabını aç

Rezervlepro'da ücretsiz hesap açarken ad soyad, e-posta ve şifre istenir. Ardından işletme adı, telefon, sektör ve şehir sorulur. Sektör olarak "Spor Salonu / PT" seçeneğini seç.

Adım 2: PT hizmetlerini süre ve fiyatla tanımla

Hizmetler sayfasında sunduğun her seans tipini ayrı hizmet olarak ekle. PT stüdyosu için tipik bir liste şöyle olur:

• Birebir PT seansı (60 dakika)
• Birebir PT seansı (30 dakika)
• Beslenme danışmanlığı görüşmesi
• İlk değerlendirme / ölçüm seansı
• Online koçluk görüşmesi

Her hizmet için süre ve fiyat gir. Süreyi tahminle değil, gerçekte harcadığın dakikayla yaz — hazırlık ve toparlanma dahil. Bir PT seansı tam 60 dakika sürüyor gibi görünse de, üye önceki seanstan geç çıkarsa bir sonraki randevu da gecikir.

Adım 3: Her antrenörü ayrı personel olarak ekle

Personel sayfasında Personel Ekle düğmesiyle stüdyodaki her antrenörü ekle. Ad soyad yeterli, fotoğraf isteğe bağlı ama üye "Ahmet Hoca'dan istiyorum" diyorsa yüz görmek işe yarar.

Kaydettikten sonra her personelin detay sayfasında dört sekme çıkar: Personel Bilgileri, Çalışma Saatleri, Performans ve Yetkiler.

• Personel Bilgileri sekmesinde antrenörün verdiği hizmetleri seç. Bunu atlarsan üye o antrenörü o hizmet için seçemez. Beslenme danışmanlığı yalnızca bir antrenörde varsa bu ayar kritik.
• Çalışma Saatleri sekmesinde antrenörün kendi gün ve saatlerini gir. Sabahçı ve akşamcı antrenörler varsa burada farklılaştır.
• Yetkiler sekmesi ekip büyüdükçe işe yarar. Antrenörün stüdyonun tüm cirosunu görmesi gerekmiyorsa buradan kısıtlarsın.

Adım 4: Salon çalışma saatlerini gir

Panelde Şubeler sayfasına git ve ana şubenin Çalışma Saatleri düğmesine bas. Gerçek açılış kapanış saatlerine göre düzenle. Bu saatler müşteriye gösterilir: iletişim sayfanda çalışma saatlerin görünür ve online rezervasyonda yalnızca açık olduğun saatler seçilebilir. Bayram ve izin günleri için Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesini kullan.

Adım 5: Seans paketlerini kur

PT'de üyelerin çoğu tek seans değil paket alır. Hizmetler sayfasındaki Kampanyalar sekmesinden "10 Seanslık PT Paketi" gibi bir paket oluştur, kaç seans içerdiğini ve fiyatını gir.

Üye paketi satın aldığında kalan seans sayısı otomatik takip edilir. Randevu alırken "Paketi Kullan" seçeneğiyle seans paketten düşer, elle sayım tutmana gerek kalmaz. Panelin loyalty ayarı açıksa paket satışında üyeye sadakat puanı da otomatik işlenir.

Adım 6: Onay ve hatırlatma mesajlarını aç

Haftada üç kez gelen bir üye bile bazen seansını unutur, özellikle sabah erken saatlerde. Ayarlar sayfasındaki Mesajlar sekmesinden randevu oluşunca onay ve randevudan önce hatırlatma gitmesini aç. Mesaj kanalı olarak WhatsApp ya da e-posta seçebilirsin. Hangi kanalın nasıl çalıştığı için hatırlatma kanallarını karşılaştırdığımız yazıya bakabilirsin: randevu hatırlatma mesajları.

Onay mesajında iptal bağlantısı da bulunur. Üye gelemeyeceğini bu bağlantıdan bildirirse saat hemen boşalır ve başka bir üyeye verilebilir.

Adım 7: Gelmeyen üyeye karşı basit bir önlem al

PT seansı genelde pahalı ve antrenörün zamanı sınırlı olduğu için gelmeyen üye doğrudan gelir kaybı demek. İki önlem işe yarar:

• Paket satın alan üyelerde seans zaten ödendiği için kapora gerekmez, ama tek seferlik ilk deneme seansı için kapora düşünülebilir.
• Riskli Müşteriler sayfası, ay içinde randevusuna gelmeyenleri ve kaybedilen tutarı gösterir. Sık gelmeyen üyeler için online randevuyu kısıtlayabilir ya da onlardan kapora isteyebilirsin.

Gelmeme oranının stüdyonda ne kadar tuttuğunu merak ediyorsan gelmedi oranı ve kapora politikası yazımıza bakabilirsin.

Adım 8: Test randevusu al, ilk haftayı izle

Yayına geçmeden linki kendi telefonundan aç ve üye gibi bir randevu al. Şunlara bak:

• Hizmet listesi doğru mu, süre ve fiyat yerinde mi?
• Antrenör seçimi çalışıyor mu, doğru hizmetler doğru antrenörde görünüyor mu?
• Boş saatler antrenörün gerçek programına uyuyor mu?
• Onay mesajı geldi mi, iptal bağlantısı çalışıyor mu?

Testi yaptıktan sonra panelden test randevusunu iptal et ki takvimde boş yere yer tutmasın.

İlk hafta İstatistikler sayfasında yeni randevu sayısına ve paket satışlarına bak. Bir antrenör için saatler sürekli boş kalıyorsa, çalışma saatlerini ya da o antrenöre bağlı hizmetleri kontrol et.

Spor salonunda randevu kurarken sık yapılan hatalar

• Süreleri tam seans süresiyle girmek. Hazırlık ve toparlanma payı bırakmazsan gün sonunda program kayar.
• Antrenöre hizmet atamayı unutmak. Üye o antrenörü o hizmet için seçemez, "yer yok" görünür.
• Paket seanslarını elle takip etmeye çalışmak. Kalan seans sayısı karışır, üyeyle anlaşmazlık çıkar.
• Hatırlatmayı kapalı bırakmak. Sık gelen üye de bazen unutur, özellikle erken saatlerde.
• Antrenörün kendi müsaitliğini girmemek. Salonun genel saatiyle antrenörün gerçek programı karışırsa çakışan randevular oluşur.

Kurulum kontrol listesi

• Hesap açıldı, sektör olarak spor salonu / PT seçildi
• PT hizmetleri gerçek süre ve fiyatla eklendi
• Her antrenör personel olarak eklendi, verdiği hizmetler işaretlendi
• Antrenörlerin kendi çalışma saatleri girildi, tatil günleri işaretlendi
• Seans paketleri (10'luk, 20'lik) Kampanyalar sekmesinden oluşturuldu
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Gelmeyen üye için kapora ya da risk takibi kararı verildi
• Kendi telefonundan test randevusu alındı ve iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

PT stüdyosu için randevu sistemi gerekli mi?

Haftada birden fazla antrenörün çalıştığı ya da telefonla randevu koordine ettiğin bir stüdyoysan evet. Antrenörler arası çakışmayı önlemek ve üyenin kalan seans sayısını otomatik takip etmek, telefonla koordinasyona göre çok daha az hata çıkarır.

Paket seanslarını nasıl takip ederim?

Hizmetler sayfasındaki Kampanyalar sekmesinden seans paketi tanımlarsın. Üye satın aldığında kalan seans sayısı sisteme işlenir, randevu alırken "Paketi Kullan" seçeneğiyle otomatik düşer.

Her antrenör için ayrı takvim olur mu?

Evet. Her antrenörü ayrı personel olarak eklersin, kendi çalışma saatlerini ve verdiği hizmetleri tanımlarsın. Üye randevu alırken dilediği antrenörü seçer.

Üye randevuya gelmezse ne yapmalıyım?

Randevudan önce otomatik hatırlatma ve sık gelmeyen üyeler için risk işaretlemesi birlikte çalışır. Paket satın almış üyede seans zaten ödendiği için kapora şart değil, ama tek seferlik deneme seanslarında kapora düşünülebilir.

Bu sistem ücretsiz mi?

Rezervlepro'da ücretsiz paketle başlayabilirsin. Ücretsiz pakette aylık randevu sınırı var, stüdyon büyüdükçe paketi yükseltirsin.

Sonuç

PT stüdyosunda randevu sistemi, tekrar eden randevuları ve seans paketlerini düzene sokmak için var. Antrenörlerini ayrı personel olarak ekle, seans paketlerini Kampanyalar üzerinden tanımla ve hatırlatmaları aç. Bunlar tamamsa kalan seans takibi otomatikleşir, antrenörler arası çakışma riski azalır.

Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin. Hizmetlerini ve antrenörlerini ekleyip test randevusu alarak nasıl çalıştığını gör.