Diş Kliniği Randevu Sistemi: Hasta Takibi ve Hatırlatma

Bir diş kliniğinde randevu sistemi kurmak için her hekimi ayrı personel olarak eklemen, tedavi türlerini süre ve fiyatla tanımlaman ve hasta bilgilerini KVKK'ya uygun şekilde saklaman yeterli. Diş kliniğinde asıl fark şu: tedaviler genelde tek seansta bitmiyor, hasta geçmişi klinik açıdan önemli ve randevu aralığı diğer sektörlere göre daha uzun olduğu için hatırlatma kritik. Bu rehber, bir ya da birden fazla hekimin çalıştığı diş kliniği için kurulumu anlatıyor.

Rehberdeki panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir randevu programı kullanıyorsan da mantık aynı kalır, sadece menü adları değişir.

Diş kliniğinde randevu sistemi neden farklı çalışır?

Bir kuaförde randevu haftalık tekrar eder, diş kliniğinde hasta ayda bir, bazen yılda bir gelir. Bu fark kurulumu üç yerde etkiler.

• Tedavi çok seanslı olabilir. Kanal tedavisi, ortodonti kontrolü gibi işler birden fazla randevu gerektirir, hastanın önceki seanstaki durumunu hatırlamak önemli.
• Randevu aralığı uzun. Hasta ayda bir ya da yılda bir geldiği için hem hasta hem klinik randevuyu unutabilir, hatırlatma burada diğer sektörlere göre daha kritik.
• Hasta bilgisi hassas veri. Tedavi notları ve geçmiş, KVKK kapsamında özel önlem gerektiren sağlık verisidir.

Bu üç noktayı baştan düşünerek kurarsan sistem seni yormaz, işini kolaylaştırır.

Adım 1: Hesabını aç

Rezervlepro'da ücretsiz hesap açarken ad soyad, e-posta ve şifre istenir. Ardından işletme adı, telefon, sektör ve şehir sorulur. Sektör olarak "Klinik / Sağlık" seçeneğini seç.

Adım 2: Tedavi türlerini süre ve fiyatla tanımla

Hizmetler sayfasında sunduğun her tedavi türünü ayrı hizmet olarak ekle. Diş kliniği için tipik bir liste şöyle olur:

• Muayene / kontrol
• Diş taşı temizliği
• Dolgu
• Kanal tedavisi (seans)
• Ortodonti kontrolü

Her hizmet için süre ve fiyat gir. Kanal tedavisi gibi çok seanslı işlerde her seansı ayrı bir randevu olarak düşün, süresini o seansın gerçek süresiyle gir.

Adım 3: Her hekimi ayrı personel olarak ekle

Personel sayfasında Personel Ekle düğmesiyle klinikteki her hekimi ekle. Kaydettikten sonra her personelin detay sayfasında dört sekme çıkar: Personel Bilgileri, Çalışma Saatleri, Performans ve Yetkiler.

• Personel Bilgileri sekmesinde hekimin verdiği tedavi türlerini seç. Ortodonti yalnızca bir hekimde varsa bu ayar kritik.
• Çalışma Saatleri sekmesinde hekimin kendi gün ve saatlerini gir. Kısmi zamanlı çalışan hekimler varsa burada farklılaştır.
• Yetkiler sekmesinde, hasta bilgilerine kimin erişebileceğini kısıtlayabilirsin resepsiyon personeli randevu oluştursun ama hasta notlarını görmesin isteyebilirsin.

Adım 4: Klinik çalışma saatlerini gir

Panelde Şubeler sayfasına git ve ana şubenin Çalışma Saatleri düğmesine bas. Gerçek açılış kapanış saatlerine göre düzenle. Bayram ve izin günleri için Ayarlar sayfasındaki Tatil Zamanları sekmesini kullan.

Adım 5: Hasta notlarını kullan

Her hastanın detay sayfasında not ekleyebilirsin önceki tedavi, alerji uyarısı, sonraki seansta yapılacaklar gibi bilgileri buraya yazarsın. Bir hasta tekrar geldiğinde, hangi hekimle görüştüyse notlar orada durur, telefonla ya da kağıt dosyaya bakmana gerek kalmaz.

Hasta verisi hassas olduğu için bu notlara kimlerin erişebileceğini Yetkiler sekmesinden kontrol altında tut. KVKK açısından hangi veriyi ne kadar süre sakladığını gözden geçirmek istersen KVKK rehberi: randevu sisteminde müşteri verisi nasıl saklanır yazımıza bakabilirsin.

Adım 6: Onay ve hatırlatma mesajlarını aç

Randevu aralığı uzun olduğu için hatırlatma diş kliniğinde özellikle önemli. Ayarlar sayfasındaki Mesajlar sekmesinden randevu oluşunca onay ve randevudan önce hatırlatma gitmesini aç. Hem WhatsApp hem e-posta kanalını birlikte açmak, yılda bir gelen bir hastanın randevuyu unutma riskini azaltır.

Onay mesajında iptal bağlantısı da bulunur. Hasta gelemeyeceğini bu bağlantıdan bildirirse saat hemen boşalır ve başka bir hastaya verilebilir.

Adım 7: Gelmeyen hastaya karşı basit bir önlem al

Muayene ve kontrol randevularında kapora genelde gerekmez, ama uzun süren ya da özel planlanan tedavilerde (örneğin ilk implant görüşmesi) düşünülebilir. Riskli Müşteriler sayfası, sık gelmeyen hastaları ve kaybedilen randevu sayısını gösterir.

Adım 8: Test randevusu al, ilk haftayı izle

Yayına geçmeden linki kendi telefonundan aç ve hasta gibi bir randevu al. Şunlara bak:

• Tedavi listesi doğru mu, süre ve fiyat yerinde mi?
• Hekim seçimi çalışıyor mu, doğru tedaviler doğru hekimde görünüyor mu?
• Onay mesajı geldi mi, iptal bağlantısı çalışıyor mu?

Testi yaptıktan sonra panelden test randevusunu iptal et ki takvimde boş yere yer tutmasın.

Diş kliniğinde randevu kurarken sık yapılan hatalar

• Çok seanslı tedavileri tek randevu gibi planlamak. Her seansı ayrı randevu olarak takvime almak karışıklığı önler.
• Hekime tedavi atamayı unutmak. Hasta o hekimi o tedavi için seçemez.
• Hatırlatmayı kapalı bırakmak. Randevu aralığı uzun olduğu için bu, diş kliniğinde en sık kaçırılan ayardır.
• Hasta notlarına herkesin erişmesine izin vermek. Yetkiler sekmesinden kısıtlamazsan hassas veri gereksiz yere paylaşılır.

Kurulum kontrol listesi

• Hesap açıldı, sektör olarak klinik / sağlık seçildi
• Tedavi türleri gerçek süre ve fiyatla eklendi
• Her hekim personel olarak eklendi, verdiği tedaviler işaretlendi
• Hekimlerin çalışma saatleri girildi, tatil günleri işaretlendi
• Hasta notu erişimi Yetkiler sekmesinden kısıtlandı
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Kendi telefonundan test randevusu alındı ve iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

Diş kliniği için randevu sistemi gerekli mi?

Birden fazla hekimin çalıştığı ya da telefonla randevu koordine ettiğin bir klinikysen evet. Hekimler arası çakışmayı önlemek ve uzun randevu aralığında hatırlatma göndermek, telefonla koordinasyona göre çok daha az hata çıkarır.

Çok seanslı tedavileri nasıl takip ederim?

Her seansı ayrı randevu olarak planlarsın, hasta notlarına önceki seansın durumunu yazarak bir sonraki seansta hekim hızlıca hatırlar.

Hasta bilgileri güvende mi?

Hasta notlarına kimin erişebileceğini Yetkiler sekmesinden sen belirlersin. KVKK kapsamında hangi veriyi ne kadar sakladığını da gözden geçirmen önerilir.

Bu sistem ücretsiz mi?

Rezervlepro'da ücretsiz paketle başlayabilirsin. Ücretsiz pakette aylık randevu sınırı var, klinik büyüdükçe paketi yükseltirsin.

Sonuç

Diş kliniğinde randevu sistemi, çok seanslı tedavileri ve uzun randevu aralığını düzene sokmak için var. Hekimlerini ayrı personel olarak ekle, tedavi türlerini gerçek süreyle tanımla, hasta notu ve erişim yetkisini dikkatli kullan, hatırlatmaları mutlaka aç. Bunlar tamamsa hasta unutkanlığı ve hekimler arası çakışma riski büyük ölçüde azalır.

Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin.