Çoklu Şube Yönetimi: Tek Panelden Birden Fazla Lokasyon

Birden fazla şubesi olan bir işletmede randevu sistemi kurmak için her şubeyi panelde ayrı bir lokasyon olarak eklemen, personeli doğru şubeye atamana ve her şubenin kendi çalışma saatini girmen yeterli. Kurulum, ilk şubeyi kurduktan sonra her ek şube için birkaç dakika sürer. Çoklu şubede asıl fark şu: tek bir hesap ve tek bir panelle tüm şubeleri yönetirsin ama her şube kendi saatine, kendi personeline ve isterse kendi hizmet listesine sahip olabilir. Bu rehber, iki ya da daha fazla şubesi olan bir işletme için kurulumu anlatıyor.

Rehberdeki panel adımları Rezervlepro'ya göre yazıldı. Başka bir randevu programı kullanıyorsan da mantık aynı kalır, sadece menü adları değişir.

Çoklu şubede randevu sistemi neden farklı çalışır?

Tek şubeli bir işletmede her şey tek bir çalışma saatine, tek bir personel listesine bağlıdır. Şube sayısı artınca bu üç yerde değişir.

• Her şubenin çalışma saati farklı olabilir. Merkez şube hafta içi 09:00-19:00 açıkken, AVM şubesi 10:00-22:00 çalışabilir.
• Personel bir ya da birden fazla şubede çalışabilir. Bazı çalışanlar tek şubeye bağlıyken, bazı yöneticiler ya da eğitmenler birden fazla şubede hizmet verebilir.
• Hizmetler şubeye göre değişebilir. Merkez şubede sunduğun bir hizmeti diğer şubede sunmuyor olabilirsin.

Bu üç noktayı baştan düşünerek kurarsan sistem seni yormaz, işini kolaylaştırır.

Adım 1: Hesabını aç, ilk şubeni düzenle

Rezervlepro'da ücretsiz hesap açarken işletme adı, telefon, sektör ve şehir sorulur — bu bilgilerden ilk şuben otomatik oluşur. Panelde Şubeler sayfasına gidip bu ilk şubenin adını, adresini ve konumunu düzenleyebilirsin.

Adım 2: İkinci şubeni ekle

Şubeler sayfasında Şube Ekle düğmesiyle yeni lokasyonu tanımla. Şube adı ve adresi yeterli, harita konumu (enlem/boylam) isteğe bağlı ama müşterinin yol tarifi görebilmesi için eklemen faydalı.

Şube isimlerini müşterinin ayırt edebileceği şekilde yaz — "Kadıköy Şubesi", "AVM Şubesi" gibi. Müşteri online randevu alırken önce şubeyi, sonra hizmeti ve personeli seçer.

Adım 3: Her şubenin çalışma saatini ayrı ayrı gir

Her şubenin kendi Çalışma Saatleri düğmesi vardır. Merkez şubenin saatini girmek diğer şubeyi etkilemez, her biri bağımsız. Bayram ve izin günleri için de her şubenin kendi Tatil Zamanları ayarını kullan — bir şube tatilde kapalıyken diğeri açık kalabilir.

Adım 4: Personeli doğru şubeye ata

Personel sayfasında her çalışanın detayına girip şube ataması yaparsın. İki durum var:

• Personel tek bir şubeye atanmışsa yalnızca o şubenin takviminde ve personel listesinde görünür.
• Personel hiçbir şubeye atanmamışsa (boş bırakılırsa) tüm şubelerde çalışır — birden fazla lokasyonda hizmet veren bir yönetici ya da uzman için bu ayarı kullan.

Bir çalışanın hangi şubede hangi hizmeti verdiğini net tanımlamazsan, müşteri yanlış şubeden randevu almaya çalışabilir.

Adım 5: Hizmetleri şube bazında farklılaştır (gerekiyorsa)

Her şube aynı hizmetleri sunmuyorsa, Hizmetler sayfasında bir hizmeti yalnızca belirli şubelerde aktif tutabilirsin. Merkez şubede sunduğun bir bakımı yeni açılan şubede henüz sunmuyorsan, o hizmeti yalnızca merkez şubeye bağlı bırakman yeterli — diğer şubede müşteriye görünmez.

Adım 6: Onay ve hatırlatma mesajlarını aç

Ayarlar sayfasındaki Mesajlar sekmesinden randevu oluşunca müşteriye onay ve randevudan önce hatırlatma gitmesini aç. Bu ayar tüm şubeler için tek yerden yönetilir, şube başına ayrıca kurmana gerek yok. Hangi kanalın nasıl çalıştığı için hatırlatma kanallarını karşılaştırdığımız yazıya bakabilirsin: randevu hatırlatma mesajları.

Adım 7: Şube bazlı performansı izle

İstatistikler sayfasında randevu ve ciro verilerini şubeye göre filtreleyebilirsin. Hangi şubenin daha dolu çalıştığını, hangi şubede boş saatlerin arttığını buradan görürsün. Personel performansını da şube bazında karşılaştırmak, personel performansı nasıl ölçülür yazımızda anlattığımız dört metrikle mümkün.

Adım 8: Test randevusu al, her şube için ayrı ayrı kontrol et

Yayına geçmeden her şube için linki kendi telefonundan aç ve müşteri gibi bir randevu al. Şunlara bak:

• Şube seçimi doğru çalışıyor mu, doğru personel doğru şubede görünüyor mu?
• Boş saatler her şubenin kendi çalışma saatine uyuyor mu?
• Hizmet listesi şubeye göre doğru filtreleniyor mu?
• Onay mesajı geldi mi, iptal bağlantısı çalışıyor mu?

Testi yaptıktan sonra panelden test randevularını iptal et ki takvimde boş yere yer tutmasın.

Çoklu şube kurarken sık yapılan hatalar

• Yeni şubenin çalışma saatini girmeyi unutmak. Şube "açık" görünür ama saatler boş kalır, online rezervasyon hiç saat göstermez.
• Personeli yanlışlıkla tek şubeye kilitlemek. Birden fazla şubede çalışan bir personeli tek şubeye atarsan diğer şubede hiç görünmez.
• Her şubede aynı hizmet listesinin göründüğünü varsaymak. Şubeye özel hizmet farkını unutursan müşteri olmayan bir hizmeti seçmeye çalışabilir.
• Şube isimlerini belirsiz yazmak. "Şube 1", "Şube 2" gibi isimler müşteriyi karar verirken zorlar, semt ya da bölge adı kullanmak daha nettir.

Kurulum kontrol listesi

• İlk şube adı ve adresi düzenlendi
• Ek şubeler Şubeler sayfasından eklendi
• Her şubenin çalışma saati ayrı ayrı girildi, tatil günleri işaretlendi
• Personel doğru şubelere atandı ya da çoklu şube için boş bırakıldı
• Hizmetler gerektiğinde şube bazında farklılaştırıldı
• Onay ve hatırlatma mesajları açıldı
• Her şube için ayrı test randevusu alındı ve iptal edildi

Sıkça Sorulan Sorular

Çoklu şube yönetimi için ayrı bir hesap açmam gerekir mi?

Hayır. Tek hesap ve tek panelle tüm şubelerini yönetirsin. Her şube panelde ayrı bir lokasyon olarak tanımlanır, birbirinden bağımsız çalışma saati ve personel listesi taşır.

Bir personel birden fazla şubede çalışabilir mi?

Evet. Personeli herhangi bir şubeye atamadan (locationId boş) bırakırsan, tüm şubelerin takviminde ve personel listesinde görünür.

Her şube için ayrı randevu linki olur mu?

Müşteri online rezervasyonda önce şubeyi seçer, ardından o şubeye ait personel ve hizmetleri görür. Şube seçimini kolaylaştırmak istiyorsan şubeye özel paylaşım linkini panelden alabilirsin.

Şube bazlı rapor alabilir miyim?

Evet. İstatistikler sayfasında randevu ve ciro verilerini şubeye göre filtreleyebilirsin.

Bu sistem ücretsiz mi?

Rezervlepro'da ücretsiz paketle başlayabilirsin. Ücretsiz pakette aylık randevu sınırı var, şube sayın arttıkça paketi yükseltirsin.

Sonuç

Çoklu şube yönetimi, birden fazla lokasyonu tek panelden, tek hesaptan yönetmek için var. Her şubeyi ayrı lokasyon olarak ekle, çalışma saatlerini ve personel atamalarını şube bazında doğru gir, gerekiyorsa hizmetleri farklılaştır. Bunlar tamamsa hangi şubede olursan ol aynı panelden takibi sürdürürsün.

Kurulumu denemek için Rezervlepro'da ücretsiz hesap açabilirsin. İlk şubeni kurup ikinci şubeni ekleyerek nasıl çalıştığını gör.