Напоминание о записи: 12 шаблонов и лучшее время

Хорошее напоминание о записи содержит название бизнеса, услугу, дату и время, а также говорит клиенту, что делать, если он не сможет прийти. Для большинства бизнесов правильная отправная точка: одно сообщение за 24 часа. За это время клиент успевает свериться с планами, а если не сможет, время можно отдать другому.

Ниже вы найдёте сравнение каналов, правила выбора времени и 12 готовых шаблонов, которые можно скопировать. Их легко подстроить под парикмахерскую, клинику, автосервис или студию.

Что должно быть в напоминании

Часто клиент читает только первые две строки. Если в сообщении нет этих данных, понадобится второе сообщение или звонок:

• Название бизнеса: у клиента может быть запись в нескольких местах
• Услуга: особенно если в одном месте делают разные процедуры
• Дата и время: одного «завтра» мало, укажите и день
• Сотрудник: если клиент идёт к конкретному человеку
• Способ изменить запись: ссылка для отмены или номер для звонка
• При необходимости подготовка: не есть перед визитом, взять снимок, не забыть документы на машину

Короткое сообщение работает лучше украшенного. В длинном абзаце время теряется. Если вынести его в отдельную строку, клиент увидит его, даже не открывая сообщение.

Какой канал выбрать: WhatsApp, SMS или email

У каждого канала свои преимущества. Выбирайте по привычкам клиентов.

WhatsApp

В Турции им и так пользуется большинство клиентов. Сообщение может быть длинным, ссылка открывается, ответить легко. Для автоматических сообщений от бизнеса нужна инфраструктура WhatsApp Business и шаблоны, одобренные Meta. Поэтому массовая рассылка с личного телефона и медленная, и грозит ограничением номера.

SMS

Не требует интернета и приложений, открывается на любом телефоне. Есть лимит символов, а длинное сообщение считается за несколько SMS. Полезен, если среди ваших клиентов есть люди старшего возраста или те, кто не пользуется WhatsApp.

Email

Обходится недорого и подходит для длинных пояснений и дополнительной информации. Но для напоминаний в последний момент он слаб: не все проверяют почту в течение дня. Хорошо работает с корпоративными клиентами и как резервный канал.

Коротко: разумно сделать WhatsApp основным каналом, а email оставить для тех, у кого нет номера. SMS стоит добавлять, если этого просит ваша аудитория.

Когда отправлять напоминание

Единого ответа нет, но выбор определяет одно: успеете ли вы снова продать это время. Если об отмене сообщают поздно, время пропадает.

• За 24 часа: хорошая отправная точка для парикмахерских, маникюра, косметологии, автосервисов и большинства клиник
• За 48 часов: долгие сеансы, процедуры с подготовкой, плотный календарь на следующую неделю
• За 2-4 часа: записи на тот же день и планы на короткий срок, например тренировки с тренером
• За 72 часа и более: дорогие и долгие процедуры, чтобы у клиента было время спланировать

Напоминание среди ночи раздражает. Для записи на 10:00 сообщение за 24 часа придёт в 10:00 утра, проблем нет. Но если у вас есть записи очень рано или очень поздно, подберите время с учётом этого.

12 готовых сообщений для напоминания и подтверждения

Замените квадратные скобки своими данными. Эти тексты подходят для сообщений, которые вы отправляете вручную.

1. Подтверждение записи

«Здравствуйте, [имя]! Вы записаны на [услуга] в [бизнес]: [дата], [время]. Для изменений: [телефон].»

2. Стандартное напоминание

«Здравствуйте, [имя]! Напоминаем о записи завтра в [время]. Услуга: [услуга], сотрудник: [сотрудник]. Если не сможете прийти, пожалуйста, сообщите заранее: [телефон].»

3. Напоминание в день визита

«Здравствуйте, [имя]! Ждём вас сегодня в [время]. Адрес: [адрес].»

4. Процедура с подготовкой

«Здравствуйте, [имя]! У вас запись [дата] в [время]. Перед процедурой: [памятка]. Если появятся вопросы: [телефон].»

5. Клиника или медицинская запись

«Уважаемый(ая) [имя], у вас запись в [отделение]: [дата], [время]. При наличии возьмите с собой предыдущие результаты обследований. Для изменений: [телефон].»

В сообщениях о здоровье не указывайте диагноз и детали лечения. Сообщение может увидеть кто-то посторонний.

6. Автосервис

«Здравствуйте, [имя]! Ваша машина [госномер] записана на [услуга]: [дата], [время]. Возьмите с собой техпаспорт.»

7. Напоминание о депозите

«Здравствуйте, [имя]! Для подтверждения записи на [дата], [время] ждём депозит [сумма] TL. Оплата и чек: [ссылка]. Если срок истечёт, время освободится.»

8. Сообщение об изменении

«Здравствуйте, [имя]! Ваша запись перенесена с [старое время] на [новое время]. Если вам неудобно, напишите нам: [телефон].»

9. Сообщение о задержке

«Здравствуйте, [имя]! Предыдущая процедура затянулась. Ваша запись на [время] задержится примерно на [минуты] минут. Спасибо за понимание.»

10. Вежливое сообщение после неявки

«Здравствуйте, [имя]! Сегодня в [время] мы вас не дождались. Новое время можно выбрать здесь: [ссылка].»

11. Приглашение на следующую запись

«Здравствуйте, [имя]! После вашей услуги «[услуга]» прошло [срок]. Удобное время можно посмотреть здесь: [ссылка].»

12. Благодарность после визита

«Здравствуйте, [имя]! Спасибо, что выбрали нас. Если хотите поделиться впечатлениями: [ссылка].»

Последние два текста отличаются от напоминаний и могут считаться рекламой. Перед отправкой проверьте, давал ли клиент согласие на такие сообщения. Если сомневаетесь в требованиях турецкого законодательства, проконсультируйтесь с юристом.

Частые ошибки

• Привязывать напоминания к ручной отправке в течение дня. В загруженный день про них забудут.
• Не указывать способ отмены. Если клиент не может сообщить, что не придёт, он просто не придёт.
• Писать одному клиенту слишком часто. С каждым лишним сообщением падает шанс, что следующее прочитают.
• Писать в сообщении только «завтра». Если клиент прочитает его поздно, он запутается.
• Не предупреждать о смене сотрудника или сдвиге времени.

Как настроить напоминания в Rezervlepro

Откройте вкладку Сообщения в настройках и выберите канал для клиентов. В Rezervlepro доступны WhatsApp и email, вариант с SMS пока не работает и обозначен как «скоро». Если отправка через выбранный канал не удалась, а у клиента указан другой контакт, система попробует отправить сообщение через него.

На этой же вкладке есть три отдельных переключателя:

• Сообщение с подтверждением при создании записи
• Сообщение при изменении записи
• Напоминание о записи

Включив напоминание, вы указываете, за сколько часов его отправлять, от 1 до 168. Настройка одна, поэтому два отдельных напоминания на одну запись, например за 24 и за 2 часа, поставить нельзя. Выберите одно наиболее подходящее время.

Текст автоматических сообщений заранее задан в системе: это шаблон, одобренный Meta, и бизнес не может его редактировать. В сообщении указаны название бизнеса, телефон, сотрудник, услуга и время до записи. Если клиент не сможет прийти, он отменит запись по ссылке в сообщении. Шаблоны из этой статьи используйте для случаев, когда пишете клиенту сами, помимо автоматических сообщений.

Напоминания через WhatsApp входят во все тарифы, включая бесплатный. Сравнить тарифы можно на странице с ценами, а ответы на вопросы о настройке есть в разделе помощи.

Как измерить эффект

Не полагайтесь на чужие проценты, смотрите на свою цифру. На странице Статистика видно, сколько записей завершено, отменено и закончилось неявкой.

1. Запишите, сколько неявок было за месяц до включения напоминаний.
2. Настройте напоминание за 24 часа и дайте ему поработать месяц.
3. Сравните число неявок. Рост числа отмен не всегда плох: возможно, клиенты теперь предупреждают заранее.
4. Измените время и измерьте снова.

Если одного напоминания мало, следующие шаги описаны в статье о том, как снизить неявки. Посмотреть, как это работает в целом, можно в разделе возможностей, а попробовать автоматические сообщения поможет бесплатная учётная запись.

Часто задаваемые вопросы

Когда отправлять напоминание о записи?

Для большинства бизнесов хороший старт: за 24 часа. Клиент видит свой план, а если не сможет прийти, время можно отдать другому. Для долгих процедур с подготовкой лучше 48 часов, а для записей на тот же день 2-4 часа.

Как написать напоминание о записи?

Короткими фразами укажите название бизнеса, услугу, дату, время и способ изменить запись. Время назовите точно, не ограничивайтесь словом «завтра». При необходимости добавьте строку о подготовке.

Что лучше для напоминания: WhatsApp или SMS?

Если нужны ссылка, длинный текст и лёгкий ответ, удобнее WhatsApp. SMS не требует интернета и доходит до тех, кто не пользуется WhatsApp. Выбирайте по привычкам своих клиентов и по возможности держите резервный канал.

Отправляет ли Rezervlepro SMS?

Сейчас сообщения клиентам уходят через WhatsApp и email. Вариант с SMS отображается в панели как «скоро» и пока недоступен.

Можно ли настроить несколько напоминаний на одну запись?

В Rezervlepro напоминание настраивается одно, время выбирается в диапазоне от 1 до 168 часов. Подтверждение и сообщение об изменении не входят в эту настройку и включаются отдельными переключателями.

Нужно ли согласие клиента на напоминания?

Информирование о существующей записи и рекламная рассылка не одно и то же. На рекламу и акции обычно нужно отдельное согласие. Тексты и порядок работы лучше проверить со своим юристом.